Zapytanie ofertowe Konferencja kończąca projekt 17.08.2012

Znak sprawy – WT.042.30.1.16.2012.MF      

Giżycko, 17 sierpnia 2012 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na zorganizowanie konferencji w dniu 28 sierpnia 2012 r. w Giżycku na zakończenie projektu pn. „Zagospodarowanie parku wraz z parkingiem w rewitalizowanym śródmieściu miasta Giżycka” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

I. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zamawiający przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.
3. Beneficjent (Zamawiający):

Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko, 

NIP 845 10 02 

tel. 877324113;  fax. 874285241                           

e-mail: urzad@gizycko.pl                                                                                   www.gizycko.pl                                                                                                             

Osoba do kontaktów: Magdalena Fuk – Wydział Techniczno – Inwestycyjny, tel. 87 7324 120, e-mail magdalena.fuk@gizycko.pl

 III.                Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji w Giżycku na zakończenie projektu „Zagospodarowanie parku wraz z parkingiem w rewitalizowanym śródmieściu miasta Giżycka” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

Zakres zamówienia obejmuje:

·         Koncert muzyki poważnej z udziałem zespołu/grupy muzycznej w składzie min. 4 osobowym w parku przy ul. Warszawskiej (w miejscu wskazanym przez Zamawiającego).

·         Przygotowanie i udostępnienie sali konferencyjnej wraz z wymaganym wyposażeniem oraz obsługą urządzeń w trakcie konferencji wykładu. 

·         Wykład historyczny w sali konferencyjnej nt. życia mieszkańców XIX-wiecznego Leca w świetle badań archeologicznych dawnego cmentarza komunalnego w Giżycku

·         Obiad dla uczestników konferencji w formie stołu szwedzkiego: zupa, danie gorące, zimne przekąski, kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna, woda gazowana i niegazowana, soki, ciasto i inne wypieki cukiernicze ( szacunkowa ilość osób – 30).

Pozostałe warunki:

·         Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników konferencji, w granicach + - 5 osób co będzie się wiązało ze zmianą wynagrodzenia  umownego za wykonanie usługi w zakresie składnika wynagrodzenia – koszt obiadu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę zamówienia w terminie do dnia 27 sierpnia 2012r. do godz. 10^oo o ostatecznej ilości uczestników konferencji.

·       Zamawiający - organizator konferencji odpowiada za program oraz zaproszenie gości. 

Program konferencji:                                                                                                 12.00-13.00 – uroczyste otwarcie parku przy ul. Warszawskiej, koncert muzyki poważnej

13.00-13.30 – przejście do obiektu w którym odbędzie się wykład oraz zostanie podany obiad dla zaproszonych gości 

 13.30-14.30 – wykład historyczny

14.30-16.00 -  obiad dla zaproszonych gości

·       Sala konferencyjna oraz obiadowa winny znajdować się w tym samym obiekcie 

Obowiązki Wykonawcy:

• Wykonawca zapewni salę konferencyjną na minimum 30 osób wraz  z wyposażeniem tj.: min 30 krzesełek, laptop z zainstalowanym najnowszym oprogramowaniem obsługującym program Power Point i Microsoft Word, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie ( minimum 2 mikrofony ), zorganizuje i rozstawi ekran odpowiednio duży do wyświetlenia prezentacji Power Point.
• Wykonawca zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji.
• Wykonawca zadba o estetykę i odpowiednią temperaturę posiłku.
• Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych z Zamawiającym.

IV. Termin wykonania zamówienia

1. Planowany termin podpisania umowy z wybranym Wykonawcą - do dnia 23 sierpnia  2012r. (czwartek).
2. Termin realizacji zamówienia: 28 sierpnia 2012 r. w godz. 12.00-16.00  (wtorek). 

 V.   Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wypełniony formularz ofertowy wg załącznika do zapytania ofertowego. ZAŁĄCZNIK - Formularz ofertowy
2. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach  określonych w ofercie Wykonawcy.

 VI.     Kryterium oceny ofert:

Przy wyborze oferty pod uwagę będą brane następujące przesłanki: cena i różnorodność menu.

VII.       Termin, miejsce i forma składania ofert

1.  Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: magdalena.fuk@gizycko.pl w terminie do dnia 20 sierpnia 2012 r. (poniedziałek) do godz. 14.00.

2.  Oferta powinna zawierać opis – „Oferta - Konferencja na zakończenie projektu rewitalizacji parku”.

3.  Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.  W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków przy wyborze oferty.

6.  Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.