Audyt zewnętrzny na koniec okresu trwałości projektu 5.09.2016

BP.042.01.36.2016.DP

Giżycko, 5 września 2016 r.

 

OGŁOSZENIE O WSZCZĘCIU POSTĘPOWANIA

na wykonanie audytu zewnętrznego na zakończenie okresu trwałości projektu „Giżycko latem, Giżycko zimą – koncepcja i popularyzacja Turystyki Aktywnej na Mazurach” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej 2 – „Turystyka”, Działanie 2.2. „Promocja województwa i jego oferty turystycznej” Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

 

Do udzielenia zamówienia nie mają astosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy).

 

I. ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Miejska Giżycko (Beneficjent)

(podmiot realizujący projekt Urząd Miejski w Giżycku)

al. 1 Maja 14,

11-500 Giżycko

tel. 087 7324 113; fax. 0 87 428 52 41

e-mail: urzad@gizycko.pl

www.gizycko.pl

Osoba do kontaktów: Dominika Piotrowska – tel. 87 7324 166

 

II. NR PROJEKTU: WND-RPWM.02.02-28-001/09

 

III. WARTOŚĆ PROJEKTU:

Całkowita wartość projektu – 629 363,39 PLN (sześćset dwadzieścia dziewięć tysięcy trzysta sześćdziesiąt trzy złote 39/100)

Kwota dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – 484 211,70 PLN (czterysta osiemdziesiąt cztery tysiące dwieście jedenaście złotych 70/100).

Okres realizacji projektu: zakończenie rzeczowe realizacji projektu: 29.09.2011, zakończenie finansowe realizacji projektu: 06.10.2011

 

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie na zakończenie okresu trwałości projektu usługi audytu zewnętrznego projektu: „Giżycko latem, Giżycko zimą – koncepcja i popularyzacja Turystyki Aktywnej na Mazurach”. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Audyt powinien przebiegać zgodnie z dokumentem: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” Olsztyn, dnia 13 kwietnia 2010 r.

 

V. CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN REALIZACJI:

1. Termin realizacji – orientacyjny termin 12 - 23 września 2016 r.

- czas trwania czynności audytowych w siedzibie Beneficjenta: 2-3 dni robocze. Dostarczenie raportu z audytu Zamawiającemu najpóźniej do 26 września 2016r. Dokładny termin wykonania audytu zostanie ustalony i potwierdzony mailowo lub faxem.

2. Termin składania ofert do dnia 8-09-2016 r. o godz. 14.00.

3. Termin otwarcia ofert - 8-09-2016 r. o godz. 14.15 w siedzibie Zamawiającego.

 

VI. WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA:

Podstawę wypłaty wynagrodzenia będzie stanowić wystawiona przez Wykonawcę faktura VAT lub rachunek za wykonanie prac audytorskich potwierdzonych raportem z audytu przygotowanym wg dokumentu „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” Olsztyn, dnia 13 kwietnia 2010 r., a także z innymi obowiązującymi przepisami prawa.

 

Zapłata za wykonanie zamówienia będzie zrealizowana przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Audytora w fakturze lub rachunku w następujący sposób:

- 100% wynagrodzenia po otrzymaniu raportu końcowego i/lub opinii zawierającej wnioski z audytu dla projektu. Podstawą do wystawienia rachunku jest pisemne potwierdzenie odbioru wyników badania przez Zamawiającego.

- termin płatności 21 dni od daty dostarczenia Zmawiającemu prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku.

 

VII. WYMOGI UDZIAŁU WYKONAWCÓW:

1) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie i dysponują osobami (minimum dwie osoby – w tym biegły rewident) zdolnymi do wykonania zlecenia.

2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:

a) udokumentowane kwalifikacje do realizacji zadań o podobnym charakterze,

b) udokumentowane doświadczenie:

- w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze,

- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

- w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego.

3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

a) wykazu wykonywanych audytów projektów wraz z terminem ich wykonania,

b) wykazu osób (minimum dwóch osób – w tym biegły rewident), które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.

5) Audyt przeprowadzają podmioty, które m.in.:

a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych

b) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym,

c) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych,

d) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzaminy pozwalające na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz

- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,

- nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

6) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu jednym z członków zespołu audytowego musi być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

 

VIII. BEZSTRONNOŚĆ I NIEZALEŻNOŚĆ WYKONAWCY AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

1) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełnić wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu takich okoliczności, składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoba przeprowadzająca audyt.

2) Niniejsze oświadczenie stanowią załączniki do umowy podpisanej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą audytu zewnętrznego.

3) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu):

a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotycząca audytu zewnętrznego projektu,

b) jest lub w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalność podmiotu przeprowadzającego audyt,

e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnienia przy prowadzeniu audytu takie osoby,

f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie przedmiotowym projektem,

g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj.: IZ, IP, IP II,

h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,

i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

4) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

 

IX. ZAWARTOŚĆ OFERTY

Wykonawca powinien dostarczyć następujące dokumenty:

• oferta cenowa przygotowana zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 1,

• wykaz personelu proponowanego do wykonania zamówienia wraz z informacją nt. kwalifikacji i doświadczenia w zakresie wykonywania audytów oraz badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 3,

 

X. OZNACZENIE OFERTY, MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT

Oferty należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie wewnętrznej oraz jednej nieprzeźroczystej kopercie zewnętrznej oznaczonej napisem: „Oferta na wykonanie audytu zewnętrznego na zakończenie okresu trwałości projektu „Giżycko latem, Giżycko zimą – koncepcja i popularyzacja Turystyki Aktywnej na Mazurach - nie otwierać przed dniem 8 września 2016 r., godz. 14.15”. Na wewnętrznej kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nie otwartych ofert w przypadku dostarczenia ich Zamawiającemu po terminie.

Termin składania ofert:

Do 8-09-2016 r. do godz. 14.00, decyduje data i godzina wpłynięcia oferty do Urzędu Miejskiego.

Miejsce: Urząd Miejski w Giżycku, pok. Nr 7 (parter)(Punkt Obsługi Klienta), al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

Warunki otwarcia ofert:Otwarcie ofert nastąpi 8-09-2016 r. godz. 14.15 w siedzibie Zmawiającego

 

OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:

Kryteria oceny i wyboru oferty: cena ofertowa 100 % :

Ocena oferty będzie dokonana wg następującej formuły:

cena brutto oferty najtańszej

Pc = cena brutto oferty badanej x 100 pkt

gdzie Pc – punkty za oferowaną cenę brutto ( max. 100 pkt.)

ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA PRAWO DO:

1) swobodnego wyboru ofert w ramach kryteriów udzielenia zamówienia lub uznania, że przetarg nie dał rezultatu,

2) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania,

3) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, bez podania przyczyn,

4) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

5) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania,

6) wyłącznej interpretacji zapisów Dokumentacji postępowania.

 

ZAŁĄCZNIKI do pobrania na stronie BIP

- Załącznik nr 1 - Formularz cenowy oferty,

- Załącznik nr 2 - „ Projekt Umowy”

- Załącznik nr 3 - Wykaz personelu proponowanego do wykonania zamówienia wraz z informacją nt. kwalifikacji i doświadczenia w zakresie wykonywania audytów oraz badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych

 

Zatwierdzam:

Roman Łożyński
/-/

Zastępca Burmistrza Giżycka