Zapytanie ofertowe - konferencja na zakończenie projektu

WP.042.01.20.2011.DP                                               Giżycko,6.09.2011r.                                                                              

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie Konferencji na zakończenie projektu „Giżycko latem, Giżycko zimą – koncepcja i popularyzacja Turystyki Aktywnej na Mazurach” dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

I.                    Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 II.                  Zamawiający

Gmina Miejska Giżycko

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

 III.                Opis przedmiotu zamówienia

Przygotowanie konferencji na zakończenie projektu „Giżycko latem, Giżycko zimą – koncepcja i popularyzacja Turystyki Aktywnej na Mazurach”, a w ramach konferencji:

• Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną w Porcie Ekomarina w Giżycku
• Wykonawca zapewni wyposażenie sali: minimum 150 krzesełek – ich transport i rozstawienie w sali konferencyjnej (następnie transport powrotny), rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie i minimum 2 mikrofony, zorganizowanie i rozstawienie  ekranu odpowiednio dużego do wyświetlenia na konferencji prezentacji Power Point.
• Wykonawca zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji.
• Catering dla uczestników konferencji wraz z obsługą po zakończeniu konferencji z zapewnieniem min.: drobne przekąski na zimno i ciepło (kanapki, małe pierożki, paszteciki itp. ) kawa, herbata, cukier, mleczko, cytryna, woda gazowana i niegazowana, soki, ciasto, pączki i inne wypieki cukiernicze – minimum po 2 sztuki dla każdego z uczestników.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników konferencji, co będzie się wiązało ze zmniejszeniem cateringu, (a także proporcjonalnym zmniejszeniem ceny usługi), o czym Zamawiający poinformuje Wykonawców do dnia 23 września. Minimalna ilość miejsc siedzących pozostaje w takim przypadku bez zmian.
• Zamawiający - organizator konferencji odpowiada za część merytoryczną , program, zaproszenie gości oraz prelegentów.
• Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie uzgodnione w umowie zawartej do dnia 23 września br. jako cena wyposażenia i obsługi sali (a także dodatkowych elementów przedstawionych w ofercie Wykonawcy), powiększona o cenę cateringu dla liczby osób ustalonej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym w umowie, obliczaną według ceny jednostkowej cateringu podanej w ofercie Wykonawcy. 
• Dodatkowym elementem organizacji konferencji może być element artystyczny na zakończenie konferencji: na przykład występ muzyczny, kabaretowy lub podobny o uniwersalnym charakterze, trafiający w gusta szerokiej publiczności.

IV.      Termin wykonania zamówienia

1. Zleceniodawca planuje podpisanie umowy do dnia 23 września 2011r. (piątek).
2. Termin realizacji zamówienia: 29 września  (czwartek). 
3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu konferencji, z zachowaniem terminu wrześniowego  w uzgodnieniu z Wykonawcą.

 V.                  Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna zawierać : nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.
2. W związku z faktem, iż zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników konferencji, co będzie się wiązało ze zmniejszeniem cateringu, w ofercie należy przedstawić cenę całkowitą oferty, a także osobno: 1) cenę wyposażenia i obsługi sali dla 150 osób zgodnie z pkt. III, 2) cenę cateringu jednostkową – dla 1 osoby 
3. Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT)
4. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach   określonych w ofercie Wykonawcy, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich.

 VI.          Kryterium oceny ofert:

• cena
• element artystyczny na zakończenie konferencji

 VII.       Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl w terminie do dnia 14 września 2011 r. (środa) do godz. 10.00.
2. Oferta powinna zawierać opis – „Oferta - Konferencja na zakończenie projektu”.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień      dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

Projekt dofinansowany  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Warmia i Mazury na lata 2007-2013