II zapytanie ofertowe - Konferencja z okazji 400-lecia 22 luty

PM.042.2.44.2012.DP                                                     Giżycko, 22.02.2012 r.

 

 

II ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie i realizację programu imprezy promującej lokalną gospodarkę i Giżycko jako markę:  Konferencji z okazji – 400 – lecia miasta w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

 

 I.                   Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zamawiający przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II.           Zamawiający

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

               

III.          Opis przedmiotu zamówienia

Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną w Porcie Ekomarina w Giżycku w dniu 25 i 26 maja 2012.

Obowiązki Wykonawcy w ramach organizacji  konferencji z okazji – 400 – lecia miasta:

 

1.    Wykonawca:

-           pokryje koszty związane z pobytem w Giżycku prelegentów na konferencji dnia 25 maja

-           pokryje koszty związane z pobytem w Giżycku prelegentów na konferencji dnia 26 maja

 

2.    Wykonawca: zarówno w dniu 25 jak i 26 maja 2012

-        wyposaży salę konferencyjną w: laptopa z zainstalowanym najnowszym oprogramowaniem obsługującym program Power Point i Microsoft Word, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, pilot do przełączania prezentacji;

-        zapewni ekran odpowiednio duży do  wyświetlenia na konferencji prezentacji, nagłośnienie (minimum 5 bezprzewodowych mikrofonów ze statywami do postawienia na stole prezydialnym, głośniki i wszelki sprzęt dodatkowy potrzebny do nagłośnienia konferencji w wysokiej jakości), oświetlenie sali zapewniające widoczność prelegentów z końca sali i umożliwiające dokumentację fotograficzną wydarzenia, ustawi stół prezydialny dla prelegentów (dla minimum 5 osób, dokładna ilość prelegentów na pierwszym i drugim dniu konferencji zostanie potwierdzona przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej), wszelki sprzęt i nagłośnienie konieczne do profesjonalnej obsługi konferencji;

-        zapewni transport i rozstawienie minimum 200 krzeseł (ustawionych tak, by pośrodku sali było minimum 1 przejście) w sali konferencyjnej w Porcie Ekomarina, a także zapewni transport wszelkiego sprzętu multimedialno – nagłośnieniowego i oświetleniowego odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem obu konferencji; 

-        przetransportuje i rozstawi w sali konferencyjnej (odpowiednio wcześniej przed pierwszą konferencją) materiały promocyjne i wystawiennicze Zamawiającego przy uzgodnieniu sposobu ich rozstawienia z Zamawiającym: roll-up 4-6 szt., ścianka promocyjna, scroll screen, wysoki stolik wraz z 3-4 stołkami typu hoker;

-        zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego, a także w razie potrzeby materiałów promocyjnych Zamawiającego (np. scroll screenu) i obsługę techniczno – sprzętową wydarzenia podczas konferencji w dniu 25 i 26 maja 2012;

-        przetransportuje do Ekomariny drobne materiały promocyjne przygotowane przez Zamawiającego: typu foldery, przewodniki, smycze, koszulki, pinsy, torby papierowe/ bawełniane, teczki tekturowe i pomoże w ich dystrybucji wśród uczestników konferencji w porozumieniu z Zamawiającym;  

-        zapewni: odpowiednią ilość wejść dostępu do prądu w sali konferencyjnej w dniu 25 i 26 maja (przedłużacze i rozgałęziacze w razie potrzeby) bądź przenośne źródło prądu;

-        zapewni dostęp do zaplecza sanitarnego w pobliżu sali konferencyjnej i zorganizuje szatnię dla uczestników konferencji w budynku Ekomariny w zamykanej sali w pobliżu sali konferencyjnej;

-        zapewni złożenie wszystkich sprzętów i materiałów wymienionych powyżej i ich transport powrotny w stanie niepogorszonym po zakończeniu konferencji (w tym materiałów Zamawiającego do jego siedziby). Wykonawca doprowadzi salę konferencyjną do stanu sprzed rozpoczęcia konferencji;

-      Wykonawca przygotuje (druk i montaż w sali konferencyjnej) 2 tabliczek z informacją o dofinansowaniu konferencji ze środków unijnych, zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Zamawiającego. Minimalny format tabliczki: A2, nadruk kolorowy.  

 

3.    Wykonawca zapewni catering dla uczestników konferencji (w dniu 25 i 26 maja) wraz z obsługą i menu:

1) lunch (od około godziny 12.00 do około 12.30) (na około 75 osób w lokalu jak najbliżej Portu Ekomarina o standardzie *** lub równoważnym)

a) kanapki lub inne przekąski dekoracyjne (4 sztuki na osobę – co najmniej 240 g), do wyboru na przykład: z łososiem, serami twardymi, indykiem wędzonym, szynką, peperoni; podane będą na pieczywie jasnym i ciemnym, przyozdobione warzywami; (Wykonawca może zaproponować w ofercie inne menu, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu ofertowym)

b) przekąski ciepłe i zimne (np. koreczki, sałatki  lub inne; ciepłe: np. małe pierożki, paszteciki, zupa lub inne) – (łącznie co najmniej 250g na osobę)

c) napoje gorące: kawa, herbata i dodatki –mleko, cukier, cytryna, soki – 3 rodzaje soków 100% (łącznie co najmniej 300 ml na osobę)

2) przerwa kawowa w formie bufetu (bufet od ok. godziny 14.00 do końca trwania konferencji w pomieszczeniach sąsiadujących z salą konferencyjną):

a) napoje gorące: kawa, herbata (kilka odmian) – open serwis

b) dodatki: mleko, cukier, cytryna – open serwis

c) woda gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 500 ml na osobę);

d) soki: 3 rodzaje soków 100% (łącznie co najmniej 300 ml na osobę);

e) 3 rodzaje ciastek typu rogaliki/babeczki/mini drożdżówki/sękacz lub inne równoważne, (co najmniej 4 rodzaje i co najmniej 80g na osobę)

f) owoce

-          Wykonawca zapewni zastawę porcelanową i szklaną,  sztućce, dekorację stołów, obsługę (1 osoba z obsługi przypadający na nie więcej niż 40 uczestników spotkania);

-        Po zakończeniu każdej z konferencji Wykonawca doprowadzi miejsce świadczenia usługi cateringu do stanu sprzed rozpoczęcia konferencji (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi i uprzątnie salę).

 

4. Wykonawca zapewni: obiadokolację drugiego dnia konferencji w lokalu o standardzie *** lub równoważnym w lokalu jak najbliżej Portu Ekomarina (26 maja około godziny 17.00) dla około 50 uczestników (ostateczną liczbę Zamawiający poda Wykonawcy odpowiednio wcześniej; Wykonawcy proszeni są o podanie w ofercie, ceny jednostkowej obiadokolacji (dla 1 osoby):

Obiadokolacja składająca się z:

Przystawki 100gr/os, zupy (250/300 ml/os ), drugiego  dania: porcja mięsa/ryby 150 gr/os, wybrany dodatek węglowodanowy 200 gr/os), surówka lub warzywa w innej postaci 250 gr./os, deseru -150 gr/os (2 rodzaje do wyboru), oraz napojów: wody, soków, kawy, herbaty (konieczna jest wegetariańska wersja wszystkich serwowanych potraw). Wykonawca może zaproponować w ofercie inne menu obiadokolacji, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu.

Wykonawca zapewni podczas obiadokolacji zastawę porcelanową i szklaną,  sztućce, dekorację stołów, obsługę (1 osoba z obsługi przypadający na nie więcej niż 30 uczestników spotkania);

 

5. Wykonawca zadba o estetykę i odpowiednią temperaturę wszystkich posiłków w miejscu ich podania (lunch, przerwy kawowe, obiadokolacja);

 

6. Zamawiający uzgodni ilość uczestników – przerw kawowych, lunchów i obiadokolacji  z Wykonawcą odpowiednio wcześniej przy uzgodnieniu tego terminu z Wykonawcą, dlatego Wykonawcy proszeni są o wypełnienie załącznika nr 2.  

 

7. Wykonawca przygotuje materiały konferencyjne dla uczestników konferencji:

format A4, nadruk jednostronny, full color, każdy egzemplarz materiałów powinien być zszyty/ spięty w trwały sposób.

-                    Wykonawca przygotuje projekt na podstawie tekstów i zdjeć/grafik Zamawiającego, przygotuje do druku, wydrukuje, zapakuje w teczki tekturowe Zamawiającego.

-                    Wykonawca uwzględni wszystkie uwagi Zamawiającego do projektu materiałów konferencyjnych aż do ostatecznej akceptacji projektów do druku.

-                    Wykonawca przetłumaczy także dostarczony przez Zamawiającego tekst do materiałów konferencyjnych na 3 języki: niemiecki, ukraiński i litewski.

-                    Wykonawca rozda materiały uczestnikom konferencji w porozumieniu z Zamawiającym.

Materiały konferencyjne będą miały 8 różnych wersji:  

-      na konferencję turystyczną w 4 wersjach językowych (polska, niemiecka, ukraińska, litewska),

-      na konferencję historyczną w 4 wersjach językowych (polska, niemiecka, ukraińska, litewska), 

O ostatecznej liczbie potrzebnych materiałów konferencyjnych Zamawiający poinformuje Wykonawcę odpowiednio wcześniej, przy uzgodnieniu tego terminu z Wykonawcą, dlatego  Wykonawcy proszeni są o wypełnienie załącznika nr 2.

 

8. Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych (koordynacja konferencji, cateringu, etc.) z Zamawiającym.

 

9. Wykonawca jest odpowiedzialny za pokrycie wszystkich kosztów ukrytych i nieprzewidzianych związanych z realizacją niniejszego zamówienia. 

 

IV.      Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia: konferencja w dniu 25 i 26 maja 2012r. (piątek i sobota). Wykonawca w razie potrzeby przygotuje salę konferencyjną w dniu poprzedzającym każdą z konferencji. Wykonawca przygotuje tłumaczenia, a także projekt materiałów konferencyjnych odpowiednio wcześniej i w porozumieniu z Zamawiającym.

 

V.       Opis sposobu przygotowania oferty

1.        Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta.  

2.        Ceny podane w ofercie powinny być cenami brutto.

3.        W związku z faktem, iż Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników lunchów (25 i 26 maja), przerw kawowych (25 i 26 maja), obiadokolacji (26 maja), a także o liczbie potrzebnych materiałów konferencyjnych, odpowiednio wcześniej (przy uzgodnieniu tego terminu z Wykonawcą) –   Wykonawcy proszeni są o wypełnienie załącznika nr 2 do niniejszego zapytania.

4         Wykonawcy są proszeni o podanie w ofercie miejsca podania lunchów i obiadokolacji.

5.        Wykonawcy są proszeni o podanie w powyższym załączniku propozycji menu, na podstawie którego Zamawiający dokona wyboru. Wykonawcy proszeni są o podanie propozycji dla wegetarian w przypadku potraw mięsnych. Wykonawcy mogą zaproponować w ofercie menu, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu ofertowym.

6.        Wykonawcy proszeni są o podanie w załączniku nr 2 informacji o doświadczeniu w wykonaniu podobnych zamówień.

7.        Zaoferowane ceny powinny uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności zgodnie z pkt. III zapytania ofertowego oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

 

VI. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy

1. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

2. Końcowe rozliczenie z wybranym Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników usług cateringowych i liczby materiałów konferencyjnych, przy uwzględnieniu cen brutto podanych przez Wykonawcę w ofercie.

3. Ostateczne menu zostanie uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

4. Zamawiający odpowiada za część merytoryczną konferencji, zaproszenie gości oraz prelegentów .

 

VII.  Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres dominika.piotrowska@gizycko.pl  w  terminie do dnia 29 lutego  2012 r. do godz. 12.00.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień   dotyczących treści złożonych ofert.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę, do negocjacji warunków przy wyborze oferty, a także do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.

5. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

 

Załącznik - zawiera:

Zapytanie ofertowe wraz z:

Załacznikiem nr 1 - Wstępnym programem konferencji

Załącznikiem nr 2

 

 

Kontakt w sprawie zapytania ofertowego:

Wydział Promocji, Dominika Piotrowska, dominika.piotrowska@gizycko.pl,

tel. 87 732 41 52