Zapytanie ofertowe Giżycki Tydzień Żeglarski 4.07.2012

WP.042.2.68.2012.DP                                                                           4.07.2012r.                 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację Regat Kobiet i Święta Wody w ramach Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego

 

I.   Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zamawiający planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II. Zamawiający

Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

 

 III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja Giżyckich Regat Kobiet w dniu 20 lipca 2012r. i Święta Wody na zakończenie Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego w dniu  22.07.2012r.

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

 

IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia

1.   Termin: Giżyckie Regaty Kobiet w dniu 20 lipca 2012r.; Święto Wody na zakończenie giżyckiego tygodnia żeglarskiego w dniu 22.07.2012r.

2.   Miejsce: Port Ekomarina Giżycko, ul. Dąbrowskiego 14, oraz Plaża Miejska w Giżycku.

    

V. Cena składanej oferty powinna zawierać minimum następujące, elementy organizacji programu:

 

1. Organizacja Giżyckich Regat Kobiet o Puchar Burmistrz Giżycka w dniu 20 lipca 2012r. w Porcie Ekomarina, ul. Dąbrowskiego 14 w Giżycku:

·            zapewnienie minimum 5 łodzi regatowych typu Omega, przy założeniu możliwości zwiększenia lub zmniejszenia ilości łódek przez Zamawiającego na 4 dni przed datą regat (maksymalnie 12 omeg); 

·         zapewnienie minimum 3 sterniczek dla załóg kobiecych na czas trwania regat przy założeniu możliwości zwiększenia lub zmniejszenia ilości sterniczek przez Zamawiającego na 4 dni przed datą regat (maksymalnie 10 sterniczek); (zgłoszenia do regat Zamawiający przyjmuje do 13 lipca – 3-osobowe kobiece załogi mogą, choć nie muszą zgłaszać się ze sterniczką)

·         stworzenie regulaminu regat i instrukcji żeglugi,

·         zapewnienie sędziego regat, łodzi sędziego

·         zapewnienie zabezpieczenia MOPR i medyka w miejscu imprezy,

·         pozyskanie zezwolenia Dyrektora Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Giżycku

·         poinformowanie o regatach odpowiednich służb i uzyskanie niezbędnych pozwoleń

·         zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie regat i konkursów odbywających się podczas trwania imprezy

·         zapewnienie sprzętu nagłaśniającego na potrzeby prowadzenia regat

·         zapewnienie bezpieczeństwa uczestniczek regat na wodzie i lądzie w trakcie trwania regat

·         zapewnienie ubezpieczenia uczestniczek regat w trakcie trwania regat

·         przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu regat planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający

·         zapewnienie i poprowadzenie przez konferansjera minimum 5 konkursów, animacji lub aktywności sportowych przewidzianych specjalnie dla pań na terenie Ekomariny w czasie trwania regat i przez około godzinę po zakończeniu regat (do około godz. 15.00). Zamawiający przewiduje możliwość zmiany i uzgodnienia animacji z Wykonawcą po ogłoszeniu wyboru Wykonawcy

·         projekt i druk dyplomów dla wszystkich uczestniczek Giżyckich Regat Kobiet na papierze wizytówkowym. Projekt dyplomów w uzgodnieniu z Zamawiającym. Dyplom musi zawierać informację o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający.

·         zapewnienie pucharu dla zwyciężczyń regat i drobnych upominków dla uczestniczek regat o łącznej wartości 500 zł – propozycje upominków do uzgodnienia z Zamawiającym.

·         zapewnienie sprzętu żeglarskiego i technicznego, a także jego transportu i obsługi: niezbędnych do realizacji regat w dniu 20 lipca br.

 

Program regat kobiet (biuro regat w porcie Ekomarina):

zgłoszenia do regat:  od. 9.00
otwarcie regat: godz. 10.00
start: ok. godz. 11.00
zakończenie: ok. godz. 14.00 (podsumowanie wyników i wręczenie nagród)

 

2.         Organizacja Święta Wody w dniu 22 lipca 2012r. na Plaży Miejskiej w Giżycku:

·           zapewnienie minimum 5 godzin atrakcji dla uczestników imprezy w postaci:

·           RIB – przejażdżki 10-15 minutowe dla uczestników imprezy przez 3 godziny

·           minimum 4 rodzaje pokazów polegających na akrobacjach z następującej grupy sportów wodnych: skuter wodny, windsurfing, deska surfingowa, kite surfing, narty wodne, parasailing; pokazy powinny trwać w sumie minimum 1,5 godziny

·           minimum 4 pokazy/prezentacje sprzętu lub konkursy/animacje/ inna forma aktywności z użyciem sprzętu wodniackiego na lądzie (np. sprzętu nurkowego/żagli/nauka węzłów żeglarskich – np. we współpracy z giżyckimi przedsiębiorcami z branży) pokazy/prezentacje powinny trwać w sumie minimum 3 godziny   

·           organizacja Pierwszych wyścigów rowerów wodnych o puchar Wydziału Promocji (na maksymalnie 500 metrów) – na jez. Niegocin wzdłuż nabrzeża na, tak by zmagania zawodników były dobrze widoczne z plaży miejskiej Zamawiający zapewnia 5 rowerów wodnych i kamizelki dla uczestników – zostaną one przekazane Wykonawcy wraz z odpowiedzialnością za sprzęt podczas imprezy – rolą Wykonawcy będzie organizacja wyścigu rowerów wodnych – przyjęcie zgłoszeń uczestników wyścigów, promowanie i zapraszanie uczestników imprezy do wzięcia udziału w wyścigach, zapewnienie profesjonalnego sędziowania wyścigu, łodzi sędziowskiej, regulaminu wyścigu, wytyczenie startu i mety wyścigu za pomocą np. bojek, komentowanie wyścigu na bieżąco na plaży miejskiej (zapewnienie nagłośnienia o wystarczającej mocy, przystosowanego do imprez plenerowych),  (załogi powinny być 2-sobowe, zaś wyścigi mogą odbywać się w kategoriach typu: załogi 2-pokoleniowe, załogi damskie, męskie, młodzież, pary etc. lub może odbyć się kilka biegów, a zwycięzcy poszczególnych biegów wezmą udział w biegu finałowym.) W razie dużego zainteresowania Wykonawca powinien przeprowadzić wystarczającą ilość biegów. Wykonawca zapewni 3 puchary i dyplomy dla drużyn zwycięskich, a także drobne upominki dla uczestników wyścigu. Zamawiający dostarczy pakiety promocyjne dla zwycięskich drużyn.   

·           poza czasem przeznaczonym na wyścigi, w godzinach 13.00 – 18.00, Wykonawca udostępni zainteresowanym rowery wodne do nieodpłatnego korzystania w wyznaczonych ramach czasowych (np. przejażdżki 20-30 minutowe).

·           zapewnienie zabezpieczenia i ubezpieczenia uczestników imprezy, w tym MOPR i medyka na czas trwania imprezy

·           pozyskanie wszystkich niezbędnych zezwoleń w celu zapewnienia atrakcji wymienionych powyżej

·           poinformowanie o regatach odpowiednich służb i uzyskanie niezbędnych pozwoleń

·           zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie atrakcji, wyścigów, informowanie o bezpłatnych atrakcjach i konkursach dostępnych na plaży

·           zapewnienie sprzętu nagłaśniającego na potrzeby prowadzenia imprezy i wyścigu rowerów wodnych

·           przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu imprezy planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający

·           zapewnienie i poprowadzenie minimum 5 konkursów, animacji lub aktywności sportowych/zawodów dla dorosłych i minimum 5 konkursów, animacji lub aktywności sportowych dla dzieci (np. animatorzy - piraci). Konkursy, animacje, aktywności sportowe/zawody powinny nawiązywać do nazwy imprezy, tematyki żeglarskiej i wodniackiej i powinny trwać minimum 5 godzin. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany aktywności/ animacji w uzgodnieniu z Wykonawcą po ogłoszeniu wyboru Wykonawcy

·           zapewnienie 3 animatorów prezentujących 3 pluszowe kostiumy leszcza podczas imprezy - przez minimum 5 godzin

·           zapewnienie dmuchania balonów tlenem i rozdawanie dzieciom podczas trwania imprezy na plaży miejskiej – Zamawiający zapewni około 500sz sztuk balonów, które Wykonawca odbierze z jego siedziby 

·           zapewnienie drobnych nagród - upominków dla uczestników konkursów i wyścigów (dla dorosłych i dla dzieci) o łącznej wartości 500 zł – propozycje upominków do uzgodnienia z Zamawiającym. (Zamawiający przeznaczy także pulę 100 sztuk upominków i materiałów promocyjnych dla dzieci i dorosłych na potrzeby konkursów i wyścigów.)

·           zapewnienie wszelkiego sprzętu żeglarskiego i technicznego, a także jego transportu i obsługi: niezbędnych do realizacji imprezy i przewidzianych aktywności i konkursów

·           zapewnienie występu muzycznego nawiązującego do rodzinnego i żeglarskiego charakteru i pory imprezy (np. szanty), trwającego w sumie minimum 2 godziny w amfiteatrze na plaży miejskiej (w tym: honoraria artystów, ZAIKS, nagłośnienie, pobór prądu etc – pokrywa Wykonawca).

·           Odbiór od Zamawiającego scenografii amfiteatru na plaży miejskiej (6 banerów i ozdoby przestrzenne typu koła sterowe, etc. ) i instalacja scenografii przed imprezą, po zakończeniu imprezy złożenie scenografii i w stanie niepogorszonym transport do siedziby Zamawiającego

·           Odbiór od Zamawiającego namiotu promocyjnego i materiałów promocyjnych (foldery, przewodniki) i rozłożenie go na czas imprezy na plaży miejskiej – miejsce do ustalenia z Zamawiającym, po zakończeniu imprezy złożenie namiotu i w stanie niepogorszonym transport do siedziby Zamawiającego

·           Odbiór od Zamawiającego 3 winderów wraz z mocowaniami i rozstawienie na plaży miejskiej na czas imprezy, po zakończeniu imprezy złożenie i w stanie niepogorszonym transport do siedziby Zamawiającego

Wstępne godziny Święta Wody: 13.00 – 18.00

 

3. Kampania promocyjna Giżyckich Regat Kobiet i Święta Wody:

·      projekt (w uzgodnieniu z Zamawiającym), druk, dostawa plakatów, a także ich 4-ro krotna dystrybucja na terenie Giżycka w dniach: 12, 15, 19 i 21 lipca 2012r. Ilość plakatów: 250 sztuk rozmiar: B2, nadruk kolorowy.

·      projekt 2 wersji ulotek (w sumie 1500 sztuk), druk, dostawa a także ich dystrybucja na terenie Giżycka:

- dystrybucja ulotek promujących Regaty Kobiet w dniach:  18-19 lipca 2012r.;

- dystrybucja ulotek promujących Święto Wody w dniach 20-21-22 lipca.

Rozmiar ulotki: A5, nadruk kolorowy. Projekt ulotek powinien zostać uzgodniony z Zamawiającym.

Dystrybucja ulotek i plakatów powinna obejmować między innymi okolice handlowe i usługowe, plażę miejską i okolice, Pasaż Portowy, port Ekomarina (dystrybucja ulotek także wśród żeglarzy), okolice mostu obrotowego i ul. Nadbrzeżnej, placu grunwaldzkiego i inne uczęszczane;

·      dystrybucja 100 zgłoszeń dotyczących Giżyckich Regat Kobiet wśród punktów handlowych i usługowych w Giżycku wskazanych przez Zamawiającego do dnia 12 lipca. Zgłoszenia będą do odbioru w siedzibie Zamawiającego.

·      Oznakowanie miejsca imprezy informacją o bezpłatnych atrakcjach (godzinach udostępnienia rowerów wodnych, informacją o wyścigach rowerów wodnych, godzinach bezpłatnych przejażdżek RIBem, informacją o pokazach sportów wodnych i innych bezpłatnych atrakcjach), które zapewni Wykonawca

·      Rozwieszenie banera reklamowego w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w Ekomarinie niezwłocznie po Wyborze Wykonawcy,

4. Poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. 1-3, oferta może zawierać dodatkowe propozycje programu imprez (np. dodatkowe konkursy, animacje, atrakcje). Atrakcyjność programu będzie dodatkowym elementem oceny oferty.

5. Oferta powinna uwzględniać zmianę godziny regat i/lub aktywności podczas Święta Wody w przypadku niesprzyjających warunków pogodowych, przy czym pkt. 1- 4 pozostają bez zmian. 

6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu powstałe podczas przygotowań i trwania regat, a także uszkodzenia sprzętu powstałe podczas Święta Wody.

 

VI. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta oraz opis aktywności i animacji podczas Giżyckich Regat Kobiet i Święta Wody z podaniem godzin trwania atrakcji.

2. Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena brutto.

3. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

4. Ofertę prosimy przedstawić w postaci kosztorysu uwzględniającego elementy z pkt. V z podaniem cen jednostkowych brutto (dotyczy wynajęcia omeg na regaty i sterniczek), a także ceny za całość realizacji zamówienia.

 

VII. Kryteria oceny ofert

 Cena brutto, Ilość atrakcji i animacji w programie Święta Wody i Regat Kobiet

 

VIII. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl

do 9 lipca 2012 r. do końca dnia.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.  

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.  

4. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

 

Projekt dofinansowany  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Warmia i Mazury na lata 2007-2013