Zapytanie ofertowe - Wielkie Otwarcie Sezonu 7.02.2012

Giżycko, 9.02.2012r.

 

Uzupełnienie zapytania ofertowego

znak PM.042.2.52.2012.DP z dnia 7.02.2012r.

dotyczącego

 przygotowania i realizacji programu Wielkiego Otwarcia Sezonu w terminie 1 maja 2012 r. w Giżycku

 

Zamawiający :

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

 

uzupełnia pkt. V. Wymagane elementy oferty – zakres obowiązków Wykonawcy, podpunkt 14.

zapytania ofertowego o następujący element wymagany oferty: 

Wykonawca zapewni zabezpieczenie koncertu zespołu The Postman na Plaży Miejskiej w Giżycku (w dniu 1 maja 2012r.) zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. 

 

 

 

PM.042.2.52.2012.DP                                                                          7.02.2012r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie i realizację programu Wielkiego Otwarcia Sezonu w terminie 1 maja 2012 r. w Giżycku

 

I. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

3. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II. Zleceniodawca

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

 

III. Opis przedmiotu zamówienia

 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja programu Wielkiego Otwarcia Sezonu 1 maja 2012r. w Giżycku przy moście obrotowym na kanale Łuczańskim (Giżyckim), w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa Przedsiębiorczość, Działanie 1.3 Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych.

 

Termin wykonania zamówienia: 1 maja 2012r., a także dystrybucja plakatów od 20 kwietnia i ulotek od 27 kwietnia 2012r.  

 

IV. Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena brutto w PLN (cyfrowo i słownie).

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich do projektów graficznych powstałych w toku realizacji zamówienia.

4.         W ofercie powinna być zawarta informacja o doświadczeniu oferenta w wykonaniu podobnych zleceń: dotyczących organizacji imprez plenerowych.

 

V. Wymagane elementy oferty – zakres obowiązków Wykonawcy

Oferta Wykonawcy musi uwzględniać następujące, obowiązkowe elementy organizacji i programu imprezy:

1. Organizacja i koordynacja Parady Jednostek Pływających pasażerskich, ratowniczych i prywatnych na kanale Łuczańskim (Giżyckim), w tym uzyskanie niezbędnych zezwoleń na jej organizację, powiadomienie odpowiednich służb oraz przedstawicieli armatorów i firm czarterowych. Rozpoczęcie parady oraz odbywającego się podczas niej „Konkursu na najładniej udekorowaną jednostkę pływającą i załogę”, planowane jest na godz. 12.00 (kierunek parady: od jez. Kisajno w stronę jez. Niegocin).
2. Wykonawca zapewni wodoodporne tabliczki z numerem startowym, z nazwą załogi (i z wymaganymi z logotypami) dla wszystkich załóg startujących w konkursie i dopilnuje ich zamontowania na jednostkach pływających przez rozpoczęciem parady tak, aby komisja oceniająca jednostki pływające w łatwy sposób mogła je odczytać z daleka.
3. Wykonawca zapewni dyplomy dla wszystkich uczestników konkursu na najładniej udekorowaną jednostkę pływającą: uzgodni z Zamawiającym projekty dyplomów (zawierające między innymi logotypy unijne wymagane w związku z dofinansowaniem imprezy ze środków unijnych), wydrukuje na papierze A4 w kolorze ecru lub błękitnym (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym) o gramaturze papieru 250 gr/m2, dostarczy na miejsce imprezy a także wypisze imienne dyplomy po rozstrzygnięciu konkursu.
4. Wykonawca zapewni wodoodporne tabliczki w miejscu imprezy z informacją o jej dofinansowaniu ze środków unijnych (3 tabliczki przy ulicy nadbrzeżnej i dwie tabliczki na moście obrotowym, każda o wymiarze B3 w orientacji horyzontalnej –wbite w ziemię lub zamontowane w inny sposób. Tabliczki wykonane tak, by po ich demontażu można je było wykorzystać ponownie. Projekt napisu na tabliczkach dostarczy Wykonawcy Zamawiający (tabliczka z białym tłem, zawierająca m.in. zapis o dofinansowaniu, kolorowe logotypy i herb miasta). Po zakończeniu imprezy Wykonawca dostarczy tabliczki do siedziby Zamawiającego (po ich uprzednim wyczyszczeniu jeśli zajdzie taka potrzeba).
5. Wykonawca zapewni 3 puchary za zajęcie I, II i III miejsca w konkursie (Wykonawca uzgodni wzór pucharu z Zamawiającym, przy czym puchary powinny być jakości równoważnej lub lepszej niż puchar znajdujący się w załączniku nr 2 do zapytania) – zakupi puchary z tabliczkami z grawerunkiem o treści (odpowiednio dla I,II i III miejsca):

I/II/III MIEJSCE

w konkursie na

„Najładniej udekorowaną jednostkę pływającą i przebraną załogę”

WIELKIE OTWARCIE SEZONU

Giżycko, 1 maja 2012 r.

 

6. Zapewnienie Konferansjera, który poprowadzi imprezę, będzie komentował paradę, ogłosi wyniki konkursu na najładniej udekorowaną jednostkę pływającą, ewentualnie poprowadzi konkursy, etc. Wykonawca zapewni mikrofon i sprzęt nagłośnieniowy dla Konferansjera o mocy odpowiedniej do użycia podczas imprezy plenerowej. Wykonawcy proszeni są o zaproponowanie osoby prowadzącej imprezę i podanie informacji o jej doświadczeniu w prowadzeniu podobnych imprez plenerowych. Wykonawca może zaproponować więcej niż jedną osobę. Ostateczny wybór konferansjera musi zostać uzgodniony z Zamawiającym.
7. Zapewnienie statku pasażerskiego dla komisji konkursowej (na 2 godziny: orientacyjnie w godzinach 11.30 – 13.30, dokładne godziny zostaną ustalone najpóźniej do 30 kwietnia). Komisja konkursowa oceni jednostki pływające biorące udział w konkursie ze statku. Po paradzie odbędzie się około półgodzinny rejs dla uczestników konkursu na najładniej udekorowaną jednostkę pływającą, dla przedstawicieli mediów i zaproszonych gości oficjalnych. Wykonawca zapewni na statku catering (kawa, herbata, mleczko, cytryna, cukier, 4 rodzaje ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki: co najmniej 80g na osobę, owoce) dla minimum 15 osób (ostateczna ilość osób – cateringu zostanie podana przez Zamawiającego po weryfikacji ilości uczestników konkursu i gości najpóźniej do dnia 30 kwietnia). Wykonawcy proszeni są o podanie w ofercie ceny jednostkowej cateringu (dla 1 osoby) i propozycji menu. Menu zostanie ustalone w porozumieniu z Zamawiającym. 
8. Organizacja i koordynacja wioski rycerskiej i inscenizacji historycznej z udziałem Chorągwi Zaciężnej Apis według uzgodnionego programu realizowanego przez 20-osobową drużynę rycerską (czas trwania programu około 3 godzin);  
9. Organizacja i przeprowadzenie zabaw i konkursów, jak np. 1. Konkurs "Kurs na Giżycko, czyli co wiesz o stolicy Mazur";  2. Konkurs wiedzy o historii Giżycka związany z obchodami 400-lecia miasta  3. Konkurs na zwariowane przebranie żeglarskie; 4. Konkurs plastyczny i zabawy dla dzieci (np. prace plastyczne, malowanie buziek – minimum 5 aktywności dla dzieci). Program konkursowy powinien być wypełniony przez cały czas trwania imprezy od zakończenia parady jednostek pływających – symultanicznie: konkursy lub zabawy dla najmłodszych i konkursy dla dorosłych. Wykonawca proszony jest o przedstawienie w ofercie propozycji programu zabaw i konkursów.  
10. Zapewnienie 3 osób prezentujących podczas imprezy kostium giżyckiego herbowego leszcza  (Zamawiający udostępni 3 kostiumy leszcza: w rozmiarze S, M, L – na wzrost na wzrost około 160 cm (S), 170 cm (m) i na wzrost co najmniej 185 cm (L)) i rozdających podczas imprezy ulotki, etc. Wykonawca odbierze kostiumy od Zamawiającego przed imprezą, a po zakończeniu imprezy dostarczy Zamawiającemu z powrotem do jego siedziby w stanie niepogorszonym i nieuszkodzonym. W razie zabrudzenia lub uszkodzenia  któregoś z kostiumów Wykonawca na swój koszt: wyczyści kostium i naprawi uszkodzenia powstałe podczas imprezy.
11. Zapewnienie drobnych nagród-niespodzianek uczestnikom konkursów.
12. Wykonanie 5000 sztuk balonów (z napisem: 400-lecie GIŻYCKA, 1612-2012; WIELKIE OTWARCIE SEZONU 2012, logiem Giżycka oraz logotypami wymaganymi w związku z dofinansowaniem projektu przez UE), nadmuchanie balonów i rozdawanie ich podczas trwania imprezy, a także przyozdobienie balonikami barierek na moście obrotowym w dniu imprezy do godziny 10.30.  
13. Transport i rozstawienie stoisk z wykorzystaniem namiotów i materiałów wystawienniczych Zamawiającego. Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego, przetransportuje na miejsce imprezy (ul. Nadbrzeżna przy moście obrotowym) i rozstawi w porozumieniu z Zamawiającym materiały Zamawiającego: 3 namioty: o wymiarach 3mx6m, 5mx5m, 2mx2m, komplet śledzi i obciążniki do namiotów, mobilne stoisko ekspozycyjne (ścianka, stolik i 3 stołki typu hocker), scroll-screen (potrzebne źródło zasilania) 3 roll-upy, maszt aluminiowy w kształcie żagla reklamowego o wysokości 4m,  z podstawą krzyżakową stalową oraz linkami odciągającymi, 5 winderów z podstawami stalowymi wkręcanymi w grunt lub 2 podstawami kwadratowymi do ustawienia na bruku. Wszystkie wymienione materiały – zwłaszcza namioty zostaną w razie potrzeby odświeżone - wyczyszczone przed rozstawieniem. Wykonawca rozstawi ww. wymienione materiały w dniu imprezy do godz. 10.30. Po zakończeniu imprezy Wykonawca złoży wszystkie materiały promocyjne i namioty, w razie potrzeby wyczyści i przetransportuje do siedziby Zamawiającego najpóźniej do dnia 4 maja 2012.
14. Organizacja i koordynacja występu zespołu The Postman na scenie na Plaży Miejskiej w Giżycku w godzinach popołudniowych (godzina do uzgodnienia z Zamawiającym). Wykonawca zapewni pokrycie wszelkich kosztów występu: honorariów artystów, honorarium konferansjera zapowiadającego koncert, ewentualnych kosztów nagłośnienia, zapewnienia sprzętu niezbędnego do występu, ewentualnie oświetlenia, a także kosztów ZAIK-su i kosztów pokrewnych. 
15. Wykonawca zapewni dekorację /scenografię sceny na Plaży miejskiej w Giżycku podczas koncertu: boków, tyłu i przodu sceny, a także elementy przestrzenne dekoracji. Zdjęcia, opis i wymiary sceny stanowią załącznik numer 1 do niniejszego zapytania. Wykonawcy proszeni są o zamieszczenie w ofercie propozycji elementów scenografii z załączonymi poglądowymi grafikami / zdjęciami, a także kosztorysem scenografii z wyszczególnieniem jej elementów.  
16. Zapewnienie sprzętu nagłaśniającego na potrzeby występu muzycznego i prowadzenia imprezy przystosowanego do imprez plenerowych.
17. Zabezpieczenie źródła prądu –na potrzeby występu muzycznego na plaży miejskiej i prowadzenia imprezy przy kanale Łuczańskim.
18. Kampania promocyjna imprezy obejmująca:

·         Projekt, druk : a)  ulotek (rozmiar A6  – 2.000 sztuk, nadruk kolorowy dwustronny ) i plakatów (B2 - 200 sztuk, nadruk kolorowy jednostronny). Wykonawca zaprojektuje plakat i ulotkę na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego i uzgodni z nim projekt końcowy (uwzględniając wszystkie poprawki Zamawiającego do projektu).

·         Dystrybucję:

a) ulotek w dniach 27 kwietnia – 1 maja (1 maja do rozpoczęcia imprezy) (rozdawanie ulotek ze szczególnym uwzględnieniem weekendu poprzedzającego imprezę) na terenie całego miasta, ze szczególnym uwzględnieniem portu, plaży miejskiej i okolicznych lokali

b) plakatów począwszy od 20 kwietnia do 27 kwietnia 2012r.(ze szczególnym uwzględnieniem weekendu poprzedzającego imprezę) na terenie całego miasta, ze szczególnym uwzględnieniem portu, plaży miejskiej i okolicznych lokali w miejscach do tego przeznaczonych (słupy informacyjne, etc.)

·         Rozpropagowanie wydarzenia w Internecie, w tym na Facebooku (przy uzgodnieniu programu imprezy i publikowanych w Internecie informacji z Zamawiającym) – minimum 30 form aktywności – w tym minimum 10 form aktywności, np. wpisów na Facebooku, w tym na profilu Giżycka (profil „Giżycko Mazury Masuria Masuren”). Wykonawcy proszeni są o przedstawienie w ofercie propozycji rozpropagowania wydarzenia w Internecie – z podaniem adresów stron internetowych.

·         Wystąpienie o  patronat medialny imprezy do:  TVP Olsztyn, Radia 5, Radia „Planeta Giżycko”, „Gazety Giżyckiej”, Telewizji Teletop „Prosto z Giżycka” i dodatkowo zapewnienie minimum jednego dodatkowego patrona w wybranym medium (prasa/telewizja/Internet/radio). Tematyka upowszechniana przez dodatkowego patrona powinna być tematyką ogólno – popularną lub powiązaną z turystyką, rekreacją, żeglarstwem itp. Wykonawcy proszeni są o przedstawienie w ofercie propozycji dodatkowego patrona (jednego lub więcej). Wybór patrona Wykonawca uzgodni z Zamawiającym.

 

Poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. 1-11, oferta może zawierać dodatkowe propozycje programu.

 

VI. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres dominika.piotrowska@gizycko.pl  w terminie do dnia 17 lutego 2012 r. do godz. 15.00.

2. Oferta powinna zawierać opis – „Oferta – Wielkie Otwarcie Sezonu Giżycko 1 maja 2012”.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

VII. Kryteria oceny ofert:

1.       Cena

2.       Zaproponowany projekt dekoracji sceny

3.       Dodatkowe elementy programu imprezy

 

·         Kryterium cena dotyczy ceny brutto podanej w ofercie Wykonawcy uwzględniającej cały zakres zamówienia według wytycznych podanych w niniejszym zapytaniu ofertowym (przy uwzględnieniu kosztu cateringu dla 15 osób) .

·         Kryterium zaproponowany projekt dekoracji sceny – dotyczy oceny koncepcji dekoracji sceny na plaży miejskiej w Giżycku i jej przystosowania do użycia w warunkach plenerowych (pod zadaszeniem) podczas imprez letnich (projekt, estetyka, wytrzymałość, odporność na warunki atmosferyczne, przystosowanie do montażu i demontażu). Opis scenografii znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania.

·         Kryterium dodatkowe elementy programu imprezy dotyczy ewentualnych dodatkowych elementów rozrywkowych programu imprezy ponad elementy obowiązkowe opisane w niniejszym zapytaniu

 

 

Załącznik nr 1 – Opis scenografii

 

Opis scenografii będącej elementem przedmiotu zamówienia:

Zamówienie obejmuje:

1)      wykonanie  elementów architektury/scenografii w formie podwieszanych banerów: na tył, na boki i na przednią górną część sceny (zaznaczona na zdj. nr 1), a także na przednią rampę sceny (zaznaczona na zdj. nr 1 -długość przedniej rampy sceny po łuku: 15,6 m, wysokość rampy: 0,9 m). Scenografia powinna zakrywać boki od wewnątrz sceny (bok prawy sceny powinna zakrywać także od strony zewnętrznej) i tył sceny - elementy scenografii powinny tworzyć osłonięte kulisy z tyłu sceny. Elementy scenografii powinny być wykonane na materiale banerowym lub innym równoważnym: materiał wykonania wszystkich elementów scenografii musi być odporny na  działanie warunków atmosferycznych, a także łatwy do czyszczenia, zaś montowanie powinno zabezpieczać banery przed działaniem wiatru;

2)      wykonanie projektu banerów na podstawie materiałów graficznych przesłanych przez Zamawiającego i w uzgodnieniu z Zamawiającym (w tym wprowadzanie poprawek do projektu zgodnie z uwagami Zamawiającego). Scenografia powinna nawiązywać do charakterystycznych fragmentów architektury miejskiej Giżycka, krajobrazu Mazur, herbu Giżycka,  obchodów 400-lecia miasta, a także do tematyki żeglarskiej, wodniackiej, marynistycznej, etc;

3)      scenografia powinna zawierać minimum 10 elementów przestrzennych do podwieszenia lub ustawienia (np. koła sterowe, wiosła, podwieszane sieci rybackie, liny okrętowe, kotwice, żagle itp.). W  przypadku elementów wolnostojących konieczne są obciążniki lub montowanie do sceny zabezpieczające elementy scenografii przed działaniem wiatru, a w przypadku podwieszenia konieczne jest montowanie zabezpieczające elementy scenografii przed działaniem wiatru.  Materiał wykonania wszystkich elementów scenografii musi być odporny na  działanie warunków atmosferycznych i łatwy do czyszczenia;

4)      montaż przed koncertem i demontaż elementów scenografii po koncercie w dniu 1 maja;

5)      obsługa techniczno-serwisowa elementów scenografii w czasie ich ekspozycji na plaży miejskiej w Giżycku;

6)      transport scenografii na plażę miejską, a po zakończeniu koncertu do siedziby Zamawiającego;

 

Więcej Informacji o obchodach 400-lecia miasta, herb miasta, a także poglądowe zdjęcia miasta i architektury, znajdują się na stronie internetowej Giżycka:

www.gizycko.pl

www.gizycko.pl/gizycko-2012-400-lat-miasta.html

www.gizycko.pl/zabytki-8948.html 

www.gizycko.pl/nasze-miasto-8567.html

 

Wszyscy  Wykonawcy ubiegający się o zamówienie proszeni są o zamieszczenie w swojej ofercie propozycji elementów scenografii w formie załączonych poglądowych grafik / zdjęć / wizualizacji, a także kosztorysem poszczególnych elementów scenografii. Zamawiający dostarczy wybranemu w postępowaniu Wykonawcy materiały graficzne: zdjęcia i grafiki do projektu właściwego scenografii. Wykonawcy mogą zaproponować w projekcie scenografii propozycje podobne do wyżej opisanych lub równoważne. Ostateczna forma scenografii zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawca a Zamawiającym. 

 

Przód sceny – wymiary bannera na przedmią rampę i bannera na przednią górną część sceny: (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęć)

Zdj. 1  

Zdj. 2

Szerokość sceny: 13,6 m,

długość przedniej rampy sceny po łuku: 15,6 m
Wysokość przedniej rampy: 0,9 m

 

Boki sceny – wymiary banerów bocznych – prawy i lewy bok sceny

Zdj. 3 - lewy bok sceny (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęcia)

Zdj. 4 - prawy bok sceny (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęcia)

 

Kształt, wysokość i szerokość  kulis – zdj. 5 i zdj. 6

Zdj. 5 – widok z przodu sceny (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęcia)

Zdj. 6 – widok z tyłu sceny – szerokość kulis (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęcia)

 

 

Załącznik nr 2  - Poglądowy wzór pucharu (prosimy kliknąć w celu pobrania zdjęcia)

 

 

Kontakt w sprawie zapytania ofertowego:

Wydział Promocji, Dominika Piotrowska, dominika.piotrowska@gizycko.pl,

tel. 87 732 41 52