Zapytanie ofertowe Wystawa plenerowa 27.04.2012

WP.042.2.45.2012.DP                                                      Giżycko, 27.04.2012r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na świadczenie kompleksowych usług związanych z organizacją wystawy „Giżycko z lotu ptaka” (w tym m.in. wykonanie wysokiej jakości plansz przenośnych z fotografiami, transport, zabezpieczenie, montaż i demontaż). Szczegółowy zakres zamówienia (zał. nr 1 ) zostały załączone do niniejszego ogłoszenia. Oferty można nadsyłać do 7 maja 2012 r. do końca dnia. 

 

I. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zamawiający przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. Niniejszy dokument nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest  ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

II. Zamawiający

Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

                  

III. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa przenośnych plansz z fotografiami i systemów wystawienniczych. Powinny być zabezpieczone i przystosowane do transportu tak by mogły być wykorzystane na kolejnych wystawach kraju i za granicą. Zamówienie realizowane jest w ramach  projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

Zamówienie obejmuje między innymi: koszty przygotowalni plansz ekspozycyjnych,  koszt systemu ekspozycyjnego, koszt transportu,  montażu i demontażu wystawy w Giżycku.  Szczegółowy zakres zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

 

IV. Termin wykonania zamówienia

Uroczyste otwarcie wystawy odbędzie się w dniu 25 maja 2012r. (piątek). Wystawa powinna zostać przetransportowana i zamontowana odpowiednio wcześniej (termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym).

 

V. Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena brutto (w PLN).

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty, związane z realizacją zamówienia, zgodnie z załącznikiem: Zakres zamówienia (zał. nr  1), w tym także koszty dostarczenia przedmiotu  zamówienia i jego montaż we wskazanym miejscu, a także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych, praw autorskich i praw pokrewnych.

4.         Oferta powinna zawierać informację o doświadczeniu w realizacji minimum 1 podobnego zamówienia.

5.         W ofercie prosimy o podanie 3 kosztów:

-        Zsumowanego kosztu: transportu systemów i plansz do Giżycka, montażu i demontażu wystawy,

-        Koszt 1 systemu ekspozycyjnego dwustronnego

-        Koszt 1 planszy z wydrukiem wielkoformatowym

6.         Prosimy o podanie w ofercie proponowanej techniki wydruku plansz ekspozycyjnych, opisu systemu ekspozycyjnego (materiałów wykonania) z załączeniem wizualizacji/grafik lub zdjęć kształtu proponowanego systemu wystawienniczego, proponowanej formy zabezpieczenia plansz ekspozycyjnych, ewentualnie innych informacji dodatkowych.   

 

VI. Kryterium oceny ofert:

Cena i spełnienie wymogów: jakości i terminów określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym

 

VII. Termin, miejsce i forma składania ofert

Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres dominika.piotrowska@gizycko.pl  w terminie do 7 maja 2012 r. do końca dnia. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 

VIII. Dodatkowe informacje

1.    W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów,  treści złożonych ofert.

2.    Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn

3.    Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.

4.    Wykonawca pokrywa  wszystkie koszty związane  z realizacją niniejszego zamówienia.

 

 

Załącznik nr 1 - Szczegółowy zakres zamówienia

Zadanie polega na świadczeniu kompleksowych usług związanych z organizacją wystawy plenerowej zdjęć Giżycka. W zakres zamówienia wliczają się następujące elementy:

 

1. Produkcja systemu ekspozycyjnego składającego się z wolnostojących ścianek ekspozycyjnych i plansz 

z wydrukiem zdjęć w wysokiej jakości.

1.1 Produkcja plansz ekspozycyjnych:

Do obowiązków Wykonawcy należy produkcja plansz ekspozycyjnych w formacie B1 (70x100cm):  przystosowanie do druku zdjęć dostarczonych przez Zamawiającego (np. wykadrowanie, korekta zdjęć typu poprawa kolorów, etc. o ile będą tego wymagały) i uwzględnienie w projektach wydruków informacji o dofinansowaniu wystawy ze środków unijnych i wymaganych logotypów unijnych, które przekaże Zamawiający.

Prace projektowe powinny być konsultowane z Zamawiającym, a projekt końcowy musi zostać  przez niego zatwierdzony. Plansze z fotografiami  muszą być wydrukowane w wysokiej jakości, full color, dostosowanej do rozdzielczości zdjęć będących tematem wystawy (około 6000x4000 pix). Wydruk w technice używanej powszechnie przy wydrukach wielkoformatowych zdjęć i zapewniającej najwyższą jakość wydruku (prosimy o podanie w ofercie proponowanej techniki). Plansze powinny być przystosowane do ekspozycji przede wszystkim w plenerze: odporne na działanie warunków atmosferycznych: na działanie UV.

 

1.2 Wykonanie ścianek ekspozycyjnych o stabilnej konstrukcji wykonanej z lekkich i wytrzymałych materiałów, dostosowanej do ekspozycji wystaw w plenerze. Stelaże nie podlegają zwrotowi, stanowić będą integralny element wystawy. Wymiary ścianek ekspozycyjnych:  70x 100 cm, wysokość około 200 cm. Ścianki wykonane z profili aluminiowych (lub z materiału o podobnej wadze i trwałości) w kolorze srebrnym matowym, wypełnione płytą PCV lub płytą z materiału zastępczego i posiadające przezroczyste zabezpieczenie (np. z płyty PCV) chroniące plansze z obu stron przez działaniem warunków atmosferycznych i chroniące przed przemieszczeniem plansz. Ścianki powinny być przystosowane do wielokrotnego wykorzystania także z innymi planszami wystawowymi, więc konstrukcja powinna umożliwiać łatwą zmianę plansz ekspozycyjnych. Ścianki powinny być obciążone podstawami stabilizującymi konstrukcję w formie: betonowych lub równoważnych odlewów (preferowane odlewy w formie kręgów) – odlewy powinny być w kolorze dopasowanym do reszty konstrukcji. Waga podstaw stabilizujących i konstrukcja systemów wystawienniczych powinna być przystosowana do ekspozycji wystawy na działanie silnego wiatru nad  brzegiem jeziora.  Wszystkie elementy systemu ekspozycyjnego muszą być wykonane z jak najwyższych jakościowo materiałów a całość konstrukcji powinna być łatwa do montażu i demontażu.        

 

3. Transport i montaż wystawy w Giżycku

Transport wystawy do Giżycka

Montaż - Wykonawca zainstaluje wystawę „Giżycko z lotu ptaka” do dnia 24 maja 2012r., w miejscu jej ekspozycji w Giżycku (miejsce na terenie Giżycka zostanie wskazane przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej). Wykonawca we własnym zakresie zapewnia sprzęt niezbędny do montażu wystawy (np. wózki, narzędzia, itp.).

 

4. Demontaż wystawy i transport do siedziby Zamawiającego

Demontaż wystawy

Wykonawca zdemontuje wystawę w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Wykonawca we własnym zakresie zapewnia sprzęt niezbędny do demontażu wystawy (np. wózki, narzędzia, itp.).

Transport

Wykonawca zapewni przewóz wystawy do siedziby Zamawiającego (Urząd Miejski, al. 1 Maja 14, Giżycko)

z zapewnieniem odpowiedniego zabezpieczenia plansz oraz zachowaniem właściwych środków

ostrożności podczas transportu. Za zniszczenia powstałe podczas demontażu lub transportu do siedziby Zamawiającego odpowiada Wykonawca.

 

5. Zabezpieczenie poszczególnych elementów wystawy w czasie transportu

- Plansze powinny być zabezpieczone w czasie transportu przed rysowaniem i wgnieceniami w pokrowcach wzmocnionych np. pianką,  gąbką, folią bąbelkową. Wykonawca może także zaproponować inne rozwiązanie równoważne. Tak zabezpieczone plansze powinny być spakowane w skrzyniach, lub w inny sposób zapewniający ochronę. Plansze powinny być zabezpieczone przed przemieszczaniem się wewnątrz i zniszczeniem. Skrzynia lub inny pojemnik stanowi element który ma zostać przekazany Zamawiającemu wraz z systemem ekspozycyjnym i planszami.

- Podstawy plansz i inne elementy konstrukcyjne muszą być transportowane po wcześniejszym owinięciu folią bąbelkową lub inną równoważną  zabezpieczającą elementy konstrukcji przed obijaniem (zapewnia Wykonawca) lub zabezpieczone w inny sposób.

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczny  transport plansz ze zdjęciami po zakończeniu Wystawy do siedziby Zamawiającego. 

 

6. Odpowiedzialność za zniszczenia

Za zniszczenia powstałe w trakcie realizacji zadania (np. podczas któregoś z transportów, montażu lub demontażu) odpowiada Wykonawca. Wykonawca będzie zobowiązany do naprawy elementów

niezwłocznie, od dnia uszkodzenia, bądź wymiany na nowe elementy, o identycznych bądź równoważnych (np. o tej samej jakości i materiale wydruku – w przypadku plansz, z tego samego materiału lub z materiału o nie gorszej trwałości, funkcjonalności i nie gorszym wyglądzie w przypadku systemu ekspozycyjnego) na koszt własny Wykonawcy.

 

 

 

Projekt dofinansowany  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Warmia i Mazury na lata 2007-2013