Zapytanie ofertowe Audyt zewnętrzny projektu 22.10.2012

WP.042.02.76.2012.DP                                                              23.10.2012r.

Uzupełnienie zapytania ofertowego z dnia 22.10.2012r. dot. Audytu zewnętrznego projektu ”Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

Uzupełnienie dotyczy pkt. 8.3 Zapytania ofertowego:   

Zamawiający dopuszcza oprócz formy tradycyjnej,  także elektroniczną formę złożenia oferty. Skan podpisanej oferty wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami można wysłać na adres e-mail: dominika.piotrowska@gizycko.pl do 31 października 2012r., do godz. 12.00. Oferty, które wpłyną po tym  terminie, nie będą brane pod uwagę.

Wykonawca, którego oferta okaże się najkorzystniejsza zgodnie z podanymi w zapytaniu kryteriami oceny ofert, zobowiązany będzie dostarczyć oryginały dokumentów: oferty wraz z wymaganymi załącznikami.   

WP.042.02.76.2012.DP                                                                    22.10.2012 r.

Zapytanie ofertowe

    
Nazwa zamówienia: 
Audyt zewnętrzny projektu ”Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

Zamawiający :
Urząd Miejski w Giżycku
al. 1 Maja 14
11-500 Giżycko
www.bip.gizycko.pl

                              
1. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE
1.1 Urząd Miejski w Giżycku,  al. 1 Maja 14, 11 – 500 Giżycko, zaprasza do składania ofert w trybie określonym przepisami art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.
1.2 Dane Zamawiającego:
NIP:       845-10-02-471
dokładny adres do korespondencji:

Urząd Miejski 
 al. 1 Maja 14
 11 – 500 Giżycko
faks do korespondencji w sprawie Zamówienia:  0 87 429 30 71
e-mail do korespondencji w sprawie Zamówienia: promocja@gizycko.pl
znak postępowania:      WP.042. 02.76.2012.DP

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
 Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu: ”Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Audyt powinien przebiegać zgodnie z dokumentem: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013”  Olsztyn,  dnia 13 kwietnia 2010 r.

3. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
- Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia - od dnia podpisania umowy, przy czym faza właściwego audytu powinna się rozpocząć po poniesieniu przez Beneficjenta 50% wydatków całkowitej wartości poszczególnego projektu.
- termin realizacji: listopad 2012 r.; audyt należy zakończyć do 30 listopada 2012r. (Dokładny termin wykonania audytu Zamawiający ustali z Wykonawcą w umowie.
- miejsce – Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

4. WYMOGI UDZIAŁU WYKONAWCÓW:
1) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne  kwalifikacje i doświadczenie i dysponują osobami (minimum dwie osoby – w tym biegły rewident) zdolnymi do wykonania zlecenia.
2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:
a) udokumentowane kwalifikacje do realizacji zadań o podobnym charakterze,
b) udokumentowane doświadczenie:
- w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, 

- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, 
- w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego.
3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
b) wykazu osób, (minimum dwóch osób – w tym biegły rewident), które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
5) Audyt przeprowadzają podmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (tj. Dz. U. z 2009r., Nr 77, poz.649.),
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzaminy pozwalające na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz
- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
- nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
6) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu jednym z członków zespołu audytowego musi być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

5. BEZSTRONNOŚĆ I NIEZALEŻNOŚĆ WYKONAWCY AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO
1) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełnić wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu takich okoliczności, składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak  i osoby przeprowadzające audyt
2) Niniejsze oświadczenia stanowią załączniki do umowy, którą Zamawiający podpisze z wybranym Wykonawcą audytu zewnętrznego.
3) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu):
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotycząca audytu zewnętrznego projektu,
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalność podmiotu przeprowadzającego audyt,
e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację , weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem,
g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmii i Mazur na lata 2007 – 2013 tj.: z Instytucją Zarządzającą RPO WiM, Instytucją Pośredniczącą RPO WiM, Instytucją Pośredniczącą II stopnia RPO WiM,
h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
4) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych w punkcie 3g) instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

6. ZAWARTOŚĆ OFERTY
Wykonawca powinien dostarczyć następujące dokumenty:
• Oferta cenowa przygotowana zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 1,
• Istotne postanowienia umowy podpisane przez Osoby Uprawnione i wypełnione zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 2,
• Kwalifikacje i doświadczenie kluczowego personelu proponowanego do wykonania zamówienia /wykształcenie, staż pracy/ Załącznik nr 3,
• Odpis aktualnych zaświadczeń pozwalających na przeprowadzenie audytu zewnętrznego zgodnie z „Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r.
7. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
Liliana Florkiewicz   - Naczelnik Wydziału Promocji
Urzędu Miejskiego w Giżycku
tel. 0 87 73 24 137 
8. ZNACZENIE OFERTY, MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT
8.1 Oferty należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej  kopercie wewnętrznej oraz jednej nieprzeźroczystej kopercie zewnętrznej oznaczonej napisem: „Oferta na: AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU – ”Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”. Na wewnętrznej kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nie otwartych ofert  w przypadku dostarczenia ich Zamawiającemu po terminie.
8.2   Termin składania ofert upływa dnia 31 października 2012r., o godz. 12.00. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
8.3  Oferty należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego i zaadresować:
Urząd Miejski 
al. 1 Maja 14
11 – 500 Giżycko

9. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:
- Cena  - 100 %,
Cena będzie obliczana wg następującej formuły:

Cena oferty =  cena oferty najtańszej / cena oferty badanej x 100 %

10. ZAŁĄCZNIKI
– Załącznik nr 1   -  Formularz cenowy oferty, 
– Załącznik nr 2    -  Istotne postanowienia umowy
– Załącznik nr 3  - Wykaz personelu proponowanego do wykonania zamówienia. 

Załaczniki do pobrania: POBIERZ

Projekt „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowany ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013