Zapytanie ofertowe - Filmowe Giżyko 30.06.11

PM.042.2.35.2011.DP                                                                                    

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie i realizację cyklu imprez "Filmowe Giżycko": kina letniego

na plaży miejskiej w Giżycku w terminie lipiec – sierpień 2011 r.

1. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

2. Zleceniodawca

                Gmina Miejska Giżycko

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

                woj. warmińsko-mazurskie

3. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowania i realizacja imprez filmowych z cyklu "Filmowe Giżycko": plenerowych projekcji filmów pod roboczym tytułem " Czwartkowe Uczty Filmowe ". Impreza ma na celu ugruntowanie marki miasta w popularyzacji sztuki filmowej.

„Filmowe Giżycko” jest realizowane w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa Przedsiębiorczość, Działanie 1.3 Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych.

4. Termin wykonania zamówienia

1.       Zleceniodawca planuje podpisanie umowy do dnia 7 lipca 2011r. (czwartek).

2.       Termin realizacji zamówienia: 8 kolejnych czwartków lipca, sierpnia i września 2011r, począwszy od 7 lub 14 lipca 2011 roku (godziny projekcji filmów planowane są po zmroku, po godzinie 21.00)

5. Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać : nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT).

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.         W ofercie powinna być zawarta informacja o wykonaniu przez oferenta minimum 3 podobnych zleceń w plenerze.

     VI. Cena składanej oferty powinna zawierać minimum następujące, obowiązkowe elementy organizacji i                 programu:

1. Konferansjer: wstęp do emitowanych filmów, krótkie omówienie powiązania filmu z Mazurami i tematyką wodniacko – żeglarską.
2. Zapewnienie miejsc siedzących w trakcie projekcji dla minimum 200 osób
3. Zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia pokazów filmowych, w tym między innymi:

·                     ekranu wielkoformatowego dostosowanego do imprez plenerowych (Projekcja filmów planowana jest na Plaży Miejskiej w Giżycku) do projekcji filmów o wymiarach projekcji minimum 45 m²

·                     sprzętu nagłaśniającego stereofonicznego

·                     źródła prądu i jego obsługi przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami

·                     sprzętu audiowizualnego do emisji filmów: projektorów o odpowiedniej mocy lampy przystosowanych do projekcji plenerowych,

·                     okablowania, i opcjonalnie mikrofonu do zapowiedzi dla konferansjera,

4.  Zapewnienie obsługi niezbędnej do przeprowadzenia pokazów filmowych i prowadzenie imprezy przez konferansjera, w tym między innymi: transport sprzętu, instalacja i obsługa sprzętu.
5. Zapewnienie filmów do emisji a także przedstawienie w ofercie listy wyboru filmów – minimum 25 pozycji polskich i zagranicznych:
   • O tematyce powiązanej z Mazurami i żeglarstwem (fabularne, dokumentalne) lub filmów ukazujących piękno mazurskich plenerów; film, który musi znaleźć się w ofercie to: „Nóż w wodzie” Romana Polańskiego
   • Filmów zagranicznych o tematyce marynistycznej i żeglarskiej (fabularne, dokumentalne)
6.  Zapewnienie niezbędnych licencji i pozwoleń, w tym opłacenie wszystkich praw autorskich niezbędnych do emisji minimum 8 filmów, w tym minimum 2 zagranicznych, a także rozliczenie opłat dla dystrybutorów filmowych.   
7. Zapewnienie ubezpieczenia uczestników imprezy i sprzętu, a także bezpieczeństwa podczas projekcji.
8. Kampania promocyjna projektu obejmująca projekt, druk, dostawę ulotek i plakatów a także dystrybucję ulotek w tygodniach poprzedzających kolejne projekcje.    
9. Poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. 1-11, oferta może zawierać dodatkowe propozycje programu. Atrakcyjność programu będzie dodatkowym elementem oceny oferty.
10. Oferta powinna uwzględniać zmianę terminu emisji filmów w przypadku niesprzyjających warunków pogodowych, przy czym pkt. 10 pozostaje bez zmian.  Zleceniodawca nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu powstałe podczas przygotowań i trwania imprezy.
11. Sprzęt audiowizualny i techniczny uwzględniony w ofercie powinien być w pełni mobilny i zabezpieczony
    przed działaniem warunków pogodowych w trakcie trwania imprezy.
12. Przygotowanie i wyświetlenie przed i po emisji każdego z filmów planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zleceniodawca; zapewnienie oznakowania miejsca wyświetlania filmów tablicami z informacją tej samej treści leży po stronie Zleceniobiorcy.

VII. Cena składanej oferty powinna zostać przedstawiona jako cena brutto i netto za jeden dzień emisji filmów, a także cena całości zamówienia: minimum 8 pokazów filmowych w terminie określonym w pkt. IV Zapytania ofertowego.

    VIII. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl w terminie do dnia  6 lipca 2011 r. (środa) do godz. 12.00.

      2.    Oferta powinna zawierać opis – „Oferta – Filmowe Giżycko”.

      3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

     4.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać  od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

    5.   Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

Przygotowała:

Dominika Piotrowska, Wydział Promocji Urzędu Miejskiego w Giżycku, 087 73 24 152

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

Projekt „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013