Zapytanie ofertowe Filmowe Giżycko 6.6.2012

PM.042.2.63.2011.DP                                                                            6.6.2012r.                 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie i realizację cyklu imprez "Filmowe Giżycko"

na plaży miejskiej w Giżycku w terminie lipiec – sierpień 2012

 

1. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

2. Zleceniodawca

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

               

3. Opis przedmiotu zamówienia

 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja imprez filmowych z cyklu "Filmowe Giżycko": plenerowych projekcji filmów pod roboczym tytułem " Czwartkowe Uczty Filmowe ", a także organizacja konkursu etiud filmowych o mieście.

„Filmowe Giżycko” jest realizowane w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa Przedsiębiorczość, Działanie 1.3 Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych.

 

4. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia: 9 kolejnych czwartków lipca i sierpnia 2012r., począwszy od 5 lipca 2012 roku (kolejne projekcje: 12, 19, 26 lipca, 2,9,16,23,30 sierpnia 2012r.). Godziny projekcji filmów planowane są po zmroku (około godziny 20/21) – zaś szczegółowo zostaną uzgodnione z Zamawiającym. W przypadku niesprzyjającej pogody projekcje filmów zostaną dostosowane do warunków pogodowych, lub przeniesione na inny termin  w porozumieniu z Zamawiającym.  

 

V.  Oferta powinna zawierać następujące, obowiązkowe elementy organizacji i programu imprezy:

1. Konferansjer: wstęp do emitowanych filmów, przeprowadzenie przed każdą projekcją konkursu z nagrodami (nagrody – gadżety promocyjne zapewnia Zamawiający).
2. Do obowiązków Wykonawcy należy:

-  zapewnienie miejsc siedzących z oparciami w trakcie projekcji dla minimum 160 osób;

- zakup minimum 50 leżaków drewnianych lub aluminiowych bez podłokietników z siedziskiem z jednokolorowej (preferowany granat/niebieski) tkaniny i nadrukiem lub haftem jednokolorowym (nadruk: logo Giżycka, 3 logotypy unijne; nadruk/haft nieprzekraczający powierzchni 25 cm x 20 cm);

- zakup minimum 50 koców polarowych o minimalnych rozmiarach 100 x 150 cm z nadrukiem lub haftem jednokolorowym (preferowany kolor koca granat/niebieski) (nadruk lub haft: logo Giżycka, 3 logotypy unijne);

-  zabezpieczenie miejsc siedzących, leżaczków i koców przed wilgocią w przypadku deszczu – zapewnienie suchych miejsc siedzących, a także zabezpieczenie leżaków i koców przed niepożądanym zniszczeniem, przemieszczeniem, zamoknięciem;

-  zapewnienie by w bezpośrednim sąsiedztwie projekcji przez czas jej trwania sprzedawany był: obligatoryjnie świeży popcorn i ewentualnie inne przekąski.  

 

Leżaczki i koce będą wypożyczane nieodpłatnie widzom na czas projekcji. Wykonawca odpowiada za leżaki i koce podczas wszystkich projekcji filmowych – powinny zostać wydane widzom, ewentualnie rozłożone, a po każdej  projekcji złożone, wyczyszczone, w razie potrzeby naprawione, a następnie przechowane do następnej projekcji. Zamawiający przekaże Wykonawcy loga i napisy do nadruku na leżaki i koce, które przechodzą na własność Zamawiającego.

 

3. Zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia pokazów filmowych, w tym między innymi:

·                     ekranu wielkoformatowego dostosowanego do imprez plenerowych (Projekcja filmów planowana jest na Plaży Miejskiej w Giżycku) do projekcji filmów o wymiarach projekcji minimum 45 m² .

Ekran: nie powinien prześwitywać: na Plaży Miejskiej, gdzie odbędą się projekcje palą się latarnie i w przypadku prześwitywania ekranu, obraz jest niewidoczny. Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia ekranu w porozumieniu z Zamawiającym tak, by okoliczne latarnie, a także muzyka z okolicznych lokali nie zakłócała projekcji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić takie ustawienie ekranu (lub zabezpieczyć ekran w inny sposób, np. zakryć z tyłu ekran nieprześwitującym materiałem) tak, by latarnie nie zakłócały projekcji.

·                     sprzętu nagłaśniającego stereofonicznego – minimum 4 kolumny

·                     źródła prądu i jego obsługi przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami (na plaży miejskiej znajduje się źródło prądu z którego można korzystać odpłatnie w porozumieniu z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji – kontakt: Zdzisław Gagajek Tel. 693 632 974)

·                     sprzętu audiowizualnego do emisji filmów: projektorów o odpowiedniej mocy lampy przystosowanych do projekcji plenerowych,

·                     okablowania, i mikrofonu do zapowiedzi dla konferansjera,

 

4.  Zapewnienie obsługi niezbędnej do przeprowadzenia pokazów filmowych i prowadzenie imprezy przez konferansjera, w tym między innymi: transport sprzętu, instalacja i obsługa sprzętu.
5. Zapewnienie filmów do emisji, a także przedstawienie w ofercie listy wyboru filmów – minimum 25 pozycji polskich i zagranicznych – hitów kinowych ostatnich lat, a także klasyków kina polskiego i zagranicznego.

 5.1. Lista filmów powinna zawierać 10 następujących pozycji i 15 propozycji Wykonawcy:

1. Miś, ( 1981), Polska, scenariusz i reżyseria: Stanisław Bareja i Stanisław Tym

2. Nie lubię poniedziałku, (1971), Polska, reżyseria i scenariusz Tadeusz Chmielewski

3. Jak zostać królem, (2010), Australia, USA, Wielka Brytania, reż. Tom Hooper, scenariusz: David Seidler

4. Sherlock Holmes, (2011), USA, reż. Guy Ritchie, scenariusz: Michele Mulroney, Kieran Mulroney

5. Chłopaki nie płaczą, (2000), Polska, reż. Olaf Lubaszenko, scenariusz:              Mikołaj Korzyński

6. Poranek kojota, (2001), Polska, reż. Olaf Lubaszenko, scenariusz: Mikołaj Korzyński

7. Social Network, (2010), USA, reż. David Fincher, scenariusz: Aaron Sorkin

8. Nietykalni, (2011), Francja, scenariusz i reżyseria Olivier Nakache, Eric Toledano

10. Choć goni nas czas (2007), USA, reż. Rob Reiner, scenariusz:              Justin Zackham

  

5.2.  Zamawiający dokona wyboru filmów na podstawie listy przedstawionej przez Wykonawcę, zakładając że jeden wieczór filmowy będzie trwał minimum 2 godziny – więc w przypadku filmów krótszych niż 2 godziny – możliwa jest (przy sprzyjających warunkach) emisja 2 filmów. 

 

6. Zapewnienie niezbędnych licencji i pozwoleń, w tym opłacenie wszystkich praw autorskich niezbędnych do emisji minimum 9 filmów, a także rozliczenie opłat dla dystrybutorów filmowych, z zastrzeżeniem pkt. 5.2.   
7. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestników imprezy i sprzętu podczas projekcji.
8. Kampania promocyjna projektu obejmująca:

-  projekt, druk, dostawę a także dystrybucję ulotek i plakatów w tygodniach poprzedzających kolejne projekcje – terminy dystrybucji w uzgodnieniu z Zamawiającym: 1000 sztuk plakatów rozmiar B2, 5000 sztuk ulotek rozmiar A5, nadruk kolorowy

- rozpropagowanie wydarzenia na Facebooku: w tym na oficjalnym profilu miasta Giżycka – minimum 1 wpis przed każdą z projekcji (9 wpisów)

 

9. Organizacja konkursu etiud filmowych o mieście: opracowanie regulaminu i zasad zgłaszania prac konkursowych, ocena i wybór laureatów konkursu w porozumieniu z Zamawiającym, zapewnienie drobnych nagród rzeczowych o łącznej  wartości minimum 350 zł. Rodzaj nagród do uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca odpowiadać będzie – jeśli zajdzie taka potrzeba za zmianę formatu plików prac zgłoszonych przez uczestników konkursu na powszechnie używane, np.  .wmv lub .avi  i za przystosowanie zgłoszonych etiud do projekcji na pokazie plenerowym.
10. Poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. 1-9, oferta może zawierać dodatkowe propozycje programu.
11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu powstałe podczas przygotowań i trwania imprezy.
12. Sprzęt audiowizualny i techniczny uwzględniony w ofercie powinien być w pełni mobilny i zabezpieczony przed działaniem warunków pogodowych w trakcie trwania imprezy.

13.   Wyświetlenie przed i po emisji każdego z filmów planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zleceniodawca; zapewnienie oznakowania miejsca wyświetlania filmów minimum 2 tablicami z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków UE.

 

VI. Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać : nazwę i adres oferenta.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena brutto za całość a także w rozbiciu na kwoty:

2.1/ cenę brutto za organizację Filmowego Giżycka zgodnie z wszystkimi obowiązkami podanymi w niniejszym zapytaniu ofertowym

2.2/ cenę brutto za 1 leżak spełniający wymogi niniejszego zapytania

2.3/ cenę brutto za 1 koc spełniający wymogi niniejszego zapytania

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.         W ofercie powinna być zawarta informacja o wykonaniu przez oferenta minimum 3 podobnych zleceń w plenerze.

 

VII.  Kryterium oceny ofert: Cena i spełnienie wszystkich wymogów niniejszego zapytania ofertowego

 

VII. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl w terminie do 14 czerwca 2012r. (czwartek) do końca dnia.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

 

 

Projekt dofinansowany  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Warmia i Mazury na lata 2007-2013

w ramach projektu "MARKA GIŻYCKO" WIĘCEJ O PROJEKCIE...