Zapytanie ofertowe - Giżycki Tydzień Żeglarski 07.07.2011

PM.042.2.36.2011.DP                                                                                                                                              7.07.2011r.                 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego

w dniach 15.07-24.07.2011r.

Termin składania ofert do 14 lipca, godz. 14.00

 

I.   Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II.Zamawiający

              Gmina Miejska Giżycko, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

 

III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego w dniach 15.07-24.07.2011r., a w tym: Giżyckich Regat Łodzi Turystycznych w dniu 21 lipca 2011r., Giżyckich Regat Kobiet w dniu 23 lipca 2011r. w Porcie Ekomarina w Giżycku, a także konkursów i zabaw dla dzieci na plaży miejskiej  w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa Przedsiębiorczość, Działanie 1.3 Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych.

IV. Termin wykonania zamówienia

1.       Zleceniodawca planuje podpisanie umowy do dnia 15 lipca 2011r. (piątek).

2.       Termin i miejsce realizacji zamówienia: 15 – 24 lipca 2011r. Port Ekomarina, ul. Dąbrowskiego 14, 11-500 Giżycko oraz Plaża Miejska w Giżycku

    

V. Cena składanej oferty powinna zawierać minimum następujące, elementy organizacji programu:

 

1. Organizacja Giżyckich Regat Łodzi Turystycznych w dniu 21 lipca 2011r. w Porcie Ekomarina, ul. Dąbrowskiego 14 w Giżycku:

×                     stworzenie regulaminu regat i instrukcji żeglugi,

×                     zapewnienie sędziego regat,

×                     zapewnienie zabezpieczenia WOPR i medyka w miejscu imprezy,

×                     poinformowanie o regatach odpowiednich służb i pozyskanie niezbędnych pozwoleń, w tym zezwolenia Dyrektora Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Giżycku,

×                      zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie regat

×                      zapewnienie sprzętu nagłaśniającego dla sędziego regat i konferansjera

×                      zapewnienie bezpieczeństwa uczestników regat na wodzie i lądzie w trakcie trwania regat

×                      przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu regat planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający

 

2. Organizacja Giżyckich Regat Kobiet w dniu 23 lipca 2011r. w Porcie Ekomarina, ul. Dąbrowskiego 14 w Giżycku:

×          zapewnienie minimum 7 łodzi regatowych typu Omega, przy założeniu możliwości zwiększenia lub zmniejszenia ilości łódek przez Zamawiającego na 4 dni przed datą regat;  

×          zapewnienie minimum 4 sterników dla załóg kobiecych na czas trwania regat przy założeniu możliwości zwiększenia lub zmniejszenia ilości sterników przez Zamawiającego na 4 dni przed datą regat; 

×          stworzenie regulaminu regat i instrukcji żeglugi,

×          zapewnienie sędziego regat,

×          zapewnienie zabezpieczenia WOPR i medyka w miejscu imprezy,

×          pozyskanie zezwolenia Dyrektora Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Giżycku

×          poinformowanie o regatach odpowiednich służb i uzyskanie niezbędnych pozwoleń

×          zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie regat

×          zapewnienie sprzętu nagłaśniającego dla sędziego regat i konferansjera

×          zapewnienie bezpieczeństwa uczestniczek regat na wodzie i lądzie w trakcie trwania regat

×          zapewnienie ubezpieczenia uczestniczek regat w trakcie trwania regat

×          przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu regat planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający

×          zapewnienie i poprowadzenie przez konferansjera minimum 4 aktywności sportowych / animacji dla uczestniczek regat na terenie Ekomariny lub Plaży Miejskiej (np. bule na Plaży Miejskiej/ turniej siatkówki / pokazy/animacje) po regatach. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany aktywności/ animacji w uzgodnieniu z Wykonawcą po ogłoszeniu wyboru Wykonawcy

×          zapewnienie ciepłego poczęstunku: obiadu dla uczestniczek po regatach dla minimum 40 osób przy założeniu możliwości zwiększenia lub zmniejszenia ilości uczestniczek przez Zamawiającego na 6 dni przed datą regat

 

3. Projekt i druk dyplomów dla wszystkich uczestników Giżyckich Regat Łodzi Turystycznych i Giżyckich Regat Kobiet na papierze wizytówkowym, a także wykonanie bannera promocyjnego o wymiarach od 11 do 20 metrów kwadratowych. Projekt dyplomów i bannera w uzgodnieniu z Zamawiającym. Banner musi zawierać informację o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający. Wykonawca zapewni zamontowanie i zdemontowanie bannera w dniu i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

 

4. Zapewnienie sprzętu żeglarskiego i technicznego, a także jego transportu i obsługi: niezbędnych do realizacji regat w dniach 21 i 23 lipca

 

5. Zapewnienie darmowych rejsów ze sternikiem na omedze podczas Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego minimum w dniach 21 i 23 lipca 2011r. w porcie Ekomarina w godzinach 15.00 – 19.00. Dodatkowe dni rejsów (15,16, 17,23,24 lipca) zwiększą atrakcyjność oferty, co wpłynie na jej ocenę

 

6. Organizacja i realizacja konkursów i zabaw dla dzieci w porcie Ekomarina i na plaży miejskiej minimum podczas trwania regat: Giżyckich Regat Łodzi Turystycznych i Giżyckich Regat Kobiet. Dodatkowe animacje i konkursy (podczas trwania Boatshow Cup i Mistrzostw Polski w klasie Micro 16-17 lipca, Regat Puchar Mazur 23-24 lipca)  zwiększą atrakcyjność oferty.

 

7. Kampania promocyjna Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego obejmująca projekt, druk, dostawę i dystrybucję na terenie Giżycka do dnia 16 lipca 2011 100 szt. plakatów z programem Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego w Giżycku i informacją o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i logotypami – zapis i logotypy dostarczy Zamawiający. Treść i projekt plakatów w uzgodnieniu z Zamawiającym.

 

8. Poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. 1-4, oferta może zawierać dodatkowe propozycje programu. Atrakcyjność programu będzie dodatkowym elementem oceny oferty.

 

9.Oferta powinna uwzględniać zmianę planu regat w przypadku niesprzyjających warunków pogodowych, przy czym pkt. 1-8 pozostają bez zmian. 

 

10.Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu powstałe podczas przygotowań i trwania regat.

 

VI.          Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać : nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT).

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.  Ofertę prosimy przedstawić w postaci kosztorysu uwzględniającego elementy z pkt. V z podaniem cen jednostkowych brutto (tylko ceny jednostkowe: wynajęcia omeg na regaty i na rejsy darmowe, sterników, kosztu poczęstunku od osoby) a także ceny za całość realizacji zamówienia. Prosimy o dołączenie proponowanego programu animacji i aktywności dla uczestniczek regat i dla dzieci, a także menu proponowanego poczęstunku. 

 

VIII. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl lub pocztową/osobiście do Sekretariatu w Urzędzie Miejskim w Giżycku (Al. 1 Maja 14, Giżycko )w terminie do dnia 14 lipca 2011 r. (czwartek) do godziny 14.00.

2. Oferta powinna zawierać opis – „Oferta – Giżycki Tydzień Żeglarski”.

 

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

 

5. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

 

Kontakt: 

Dominika Piotrowska, Wydział Promocji Urzędu Miejskiego w Giżycku, 087 73 24 152

 

 

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

Projekt „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013