Zapytanie ofertowe Giżycki Tydzień Żeglarski

 

 

 WP.042.2.86.2013.DP                                                                  12.03.2013r.                 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego

 

I. Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zamawiający planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu  Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II. Zamawiający

Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

 

III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja Regat 7 CUDÓW MAZUR w dniu 13 lipca 2013r. i Święto Wody w ramach zakończenia Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

 

IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia

1. Termin: Regaty 7 CUDÓW MAZUR w dniu 13 lipca 2013r. i Święto Wody na zakończenie Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego 20 lub 21 lipca - termin zostanie ustalony z Wykonawcą.  

2. Miejsce: Port Ekomarina Giżycko, ul. Dąbrowskiego 14, oraz Plaża Miejska w Giżycku.

    

V. Kryteria oceny ofert

Zamawiający planuje przeznaczyć na zamówienie maksymalnie 23 400 zł brutto, zaś zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaproponuje ofertę o najkorzystniejszym bilansie ceny i ilości atrakcji w programie imprez. Cena oferty powinna uwzględniać jednak elementy obowiązkowe, wskazane w pkt. VI. zapytania. Kryteria oceny ofert to:

Cena brutto – 40%

Ilość dodatkowych atrakcji / animacji /występów muzycznych podczas Regat 7 CUDÓW MAZUR i/lub Święta Wody  – 60 %

 

VI. Elementy obowiązkowe programu Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego

 

 1. Organizacja Regat 7 CUDÓW MAZUR w kategorii Open w dniu 13 lipca 2012r. w Porcie Ekomarina, ul. Dąbrowskiego 14 w Giżycku:

· przyjęcie zgłoszeń uczestników (załogi powinny być 3-6 osobowe),

· prowadzenie biura regat (rejestracja uczestników, zebranie wyników regat, wypisanie dyplomów, etc.),

· zapewnienie instrukcji żeglugi zapoznanie z nią uczestników regat,

· pokrycie kosztu komisji sędziowskiej i łodzi sędziowskiej do wysokości 1500 zł,

· zapewnienie zabezpieczenia MOPR i medyka w miejscu imprezy,

· poinformowanie o regatach odpowiednich służb i uzyskanie niezbędnych pozwoleń w tym zezwolenia Dyrektora Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Giżycku,

· zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie regat,

· zapewnienie sprzętu nagłaśniającego na potrzeby prowadzenia regat,

· zapewnienie bezpieczeństwa uczestników regat na wodzie i lądzie w trakcie trwania regat,

· zapewnienie ubezpieczenia uczestników regat w trakcie trwania regat,

· zapewnienie ubezpieczenia jednostek pływających biorących udział w regatach,

· zapewnienie poczęstunku dla uczestników regat w formie bufetu: woda gazowana i niegazowana w butelkach półlitrowych, kawa, herbata (dodatki - mleko, cukier, cytryna), drobne przekąski na ciepło i zimno – co najmniej 250g na 1 uczestnika (menu do uzgodnienia z Zamawiającym, Wykonawca zapewni zastawę lub naczynia i sztućce, a także stół wraz z obrusem i obsługę (uprzątnięcie) bufetu),

· przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu regat planszy o minimalnym rozmiarze A3 z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i wymaganymi logotypami

· druk dyplomów dla wszystkich uczestników regat (projekt dyplomów w uzgodnieniu z Zamawiającym)

· zapewnienie 3 pucharów dla zwycięzców regat (wzór pucharu w uzgodnieniu z Zamawiającym)

· zapewnienie wszelkiego dodatkowego sprzętu potrzebnego do realizacji regat,

· transport do Ekomariny drobnych materiałów promocyjnych typu foldery i przewodniki promocyjne.

  

2. Organizacja Święta Wody za zakończenie Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego, a w tym:

· zapewnienie minimum 3 godzin atrakcji dla uczestników imprezy w postaci:

- przejażdżki dowolnym sprzętem pływającym po jeziorze Niegocin,

- minimum 1 pokaz/prezentacja sprzętu lub konkurs/animacja/ inna forma aktywności związana a tematyką wody lub sportów wodnych prowadzona w sposób ciągły podczas imprezy,

- przeprowadzenie minimum 3 konkursów, animacji lub aktywności sportowych/zawodów dla dzieci i dorosłych (np. animatorzy - piraci). Konkursy, animacje, aktywności sportowe/zawody powinny nawiązywać do nazwy imprezy, tematyki żeglarskiej,  wodniackiej, etc. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany aktywności/ animacji w uzgodnieniu z Wykonawcą po ogłoszeniu wyboru Wykonawcy,

- organizacja Drugich wyścigów rowerów wodnych o puchar Naczelnika Wydziału Promocji – na jez. Niegocin wzdłuż nabrzeża, tak by zmagania zawodników były dobrze widoczne z plaży miejskiej: zapewnienie rowerów wodnych, przyjęcie zgłoszeń uczestników wyścigów, promowanie i zapraszanie uczestników imprezy do wzięcia udziału w wyścigach, zapewnienie profesjonalnego sędziowania wyścigu, regulaminu wyścigu, wytyczenie startu i mety wyścigu, komentowanie wyścigu na bieżąco na plaży miejskiej (zapewnienie nagłośnienia o wystarczającej mocy, przystosowanego do imprez plenerowych), zapewnienie 3 pucharów dla zwycięzców, a także dyplomów i drobnych upominków dla uczestników wyścigu (drobne upominki w ramach puli 1000zł wskazanej w pkt. 4 zapytania). W razie dużego zainteresowania Wykonawca powinien przeprowadzić wystarczającą ilość biegów.

· zapewnienie zabezpieczenia i ubezpieczenia uczestników imprezy, w tym MOPR i medyka na czas trwania imprezy,

· pozyskanie wszystkich niezbędnych zezwoleń i poinformowanie odpowiednich służb w celu zapewnienia atrakcji wymienionych powyżej(w tym wyścigów rowerów wodnych),

· zapewnienie konferansjera: prowadzenie, komentowanie atrakcji, wyścigów, informowanie o bezpłatnych atrakcjach i konkursach dostępnych na plaży,

· zapewnienie sprzętu nagłaśniającego na potrzeby prowadzenia imprezy i wyścigu rowerów wodnych,

· przygotowanie, druk i rozmieszczenie w miejscu imprezy planszy z informacją o dofinansowaniu imprezy ze środków Unii Europejskiej i logotypami,

· zapewnienie 3 animatorów prezentujących 3 pluszowe kostiumy leszcza podczas imprezy - przez minimum 3 godziny (odbiór kostiumów od Zamawiającego, po imprezie transport do siedziby Zamawiającego),

· zapewnienie rozdawania baloników z logo miasta i logami unijnymi (nadruk jednokolorowy) podczas trwania imprezy – 2000 sztuk (zapewnienie baloników i nadmuchanie leży w gestii Wykonawcy, projekt nadruku w uzgodnieniu z Zamawiającym),

· zapewnienie wszelkiego sprzętu żeglarskiego i technicznego, a także jego transportu i obsługi - niezbędnych do realizacji imprezy i przewidzianych aktywności i konkursów

· zapewnienie występu muzycznego nawiązującego do żeglarskiego charakteru imprezy, trwającego w sumie minimum 2 godziny w amfiteatrze na plaży miejskiej (w tym wszystkie koszty jak m.in. honoraria artystów, ZAIKS, nagłośnienie, pobór prądu etc. - pokrywa Wykonawca).

· odbiór od Zamawiającego scenografii amfiteatru na plaży miejskiej (11 banerów i ozdoby przestrzenne typu koła sterowe, etc. ) i montaż scenografii przed imprezą, po zakończeniu imprezy złożenie scenografii i transport do siedziby Zamawiającego w stanie niepogorszonym,

 

3. Kampania promocyjna Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego:

1) projekt (w uzgodnieniu z Zamawiającym), druk, dostawa plakatów, a także ich dystrybucja na terenie Giżycka w ciągu 2 tygodni poprzedzających imprezę. Ilość plakatów: 250 sztuk rozmiar: B2, nadruk kolorowy.

2) projekt, druk, dostawa a także dystrybucja ulotek na terenie Giżycka w dniach poprzedzających imprezę: 1000 sztuk, rozmiar A5, nadruk kolorowy. Projekt ulotek powinien zostać uzgodniony z Zamawiającym.

Dystrybucja ulotek i plakatów powinna obejmować między innymi okolice handlowe i usługowe, plażę miejską i okolice, Pasaż Portowy, port Ekomarina (dystrybucja ulotek także wśród żeglarzy), okolice mostu obrotowego i ul. Nadbrzeżnej, placu grunwaldzkiego i inne uczęszczane miejsca w mieście i okolicy;

3) rozwieszenie banera reklamowego w Ekomarinie, zapewnienie wodoodpornej naklejki na baner z datą rozpoczęcia i zakończenia Giżyckiego Tygodnia Żeglarskiego.

 

4. Dodatkowe informacje i obowiązki Wykonawcy

1) Obowiązkiem Wykonawcy jest także zapewnienie drobnych nagród i upominków dla uczestników Regat 7 CUDÓW MAZUR i Święta Wody o łącznej wartości 1000 zł brutto;

2) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu powstałe podczas przygotowań i trwania regat, a także ewentualne uszkodzenia sprzętu powstałe podczas Święta Wody.

3) Końcowe rozliczenie z wybranym Wykonawcą nastąpi na podstawie kosztów stałych podanych przez Wykonawcę w formularzu oferty i stawki jednostkowej organizacji regat na 1 uczestnika, przemnożonej przez ilość uczestników regat, przy uwzględnieniu stawek podanych przez Wykonawcę w ofercie.

 

 

VII. Sposób przygotowania oferty

1. W związku z tym, iż oferta poza obowiązkowymi elementami ujętymi powyżej w pkt. VI zapytania, może zawierać dodatkowe atrakcje programu imprez (np. dodatkowe konkursy, animacje, występy muzyczne), zaś atrakcyjność programu będzie dodatkowym elementem oceny oferty, prosimy wskazać w formularzu oferty dodatkowe atrakcje, o ile oferta takie zawiera.  

2. W związku z tym, że nieznana jest ilość uczestników regat 7 CUDÓW MAZUR, Wykonawcy są proszeni o przedstawienie w ofercie osobno kosztów stałych – niezależnych od ilości uczestników regat, i osobno kosztu jednostkowego organizacji regat -  na jednego uczestnika.  

3. Wykonawcy są proszeni o podanie w formularzu oferty minimum 3 propozycji poczęstunku dla uczestników regat.

3. Ceny powinny zostać przedstawione jako ceny brutto.

4. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

5. Oferta powinna uwzględniać zmianę godziny regat i/lub aktywności podczas Święta Wody w przypadku niesprzyjających warunków pogodowych, przy czym zapisy pkt. VI zapytania pozostają bez zmian. 

 

VIII. Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: dominika.piotrowska@gizycko.pl

do 18 marca 2013 r. do końca dnia.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.  

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.  

4. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

 

Formularz ofertowy do pobrania

 

 

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

Projekt dofinansowany  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Warmia i Mazury na lata 2007-2013