Zapytanie ofertowe- Konferencja z okazji 400-lecia miasta 7 luty

PM.042.2.44.2012.DP                                                        Giżycko, 7.02.2012 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przygotowanie i realizację programu imprezy promującej lokalną gospodarkę i Giżycko jako markę:  Konferencji z okazji – 400 – lecia miasta w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013

 

 I.                   Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II.           Zleceniodawca

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

               

III.          Opis przedmiotu zamówienia

Przygotowanie konferencji okazji – 400 – lecia miasta.  W przygotowanie  konferencji zalicza się:

1.    Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną w Porcie Ekomarina w Giżycku w dniu 25 maja 2012, zaś Wykonawca zapewni w pełni klimatyzowaną salę konferencyjną na terenie miasta Giżycka o standardzie minimum *** , na przeprowadzenie konferencji z udziałem kilku prelegentów dla minimum 200 osób w dniu 26 maja 2012.

2.    Wykonawca:

-           pokryje koszty związane z pobytem w Giżycku 9 prelegentów na konferencji dnia 25 maja

-           pokryje koszty związane z pobytem w Giżycku 5 prelegentów na konferencji dnia 26 maja

3.    Wykonawca: zarówno w dniu 25 jak i 26 maja 2012

-        zapewni tłumaczenie symultaniczne podczas obu konferencji (25 i 26 maja) (każda potrwa około 4 godz.) na język: niemiecki (tłumaczenie polski-niemiecki i niemiecki-polski)

-        wyposaży obie sale konferencyjne w: laptopa z zainstalowanym najnowszym oprogramowaniem obsługującym program Power Point i Microsoft Word, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, pilot do przełączania prezentacji

-        zapewni ekran odpowiednio duży do  wyświetlenia na konferencji prezentacji, nagłośnienie (minimum 6 bezprzewodowych mikrofonów ze statywami do postawienia na stole prezydialnym, głośniki i wszelki sprzęt dodatkowy potrzebny do nagłośnienia konferencji w wysokiej jakości), oświetlenie sali zapewniające widoczność prelegentów z końca sali i umożliwiające dokumentację fotograficzną wydarzenia, ustawi stół prezydialny dla prelegentów (dla minimum 5 osób, dokładna ilość prelegentów na pierwszym i drugim dniu konferencji zostanie potwierdzona przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej), wszelki sprzęt i nagłośnienie konieczne przy profesjonalnym tłumaczeniu symultanicznym (takie jak słuchawki, kabiny etc.); minimum 200 krzeseł (ustawionych tak, by pośrodku sali było minimum 1 przejście),

-        przetransportuje i rozstawi w salach konferencyjnych (zarówno 25 jak i 26 maja 2012) materiały promocyjne i wystawiennicze Zamawiającego: roll-up 4-6 szt., ścianka promocyjna, scroll screen, wysoki stolik wraz z 3-4 stołkami typu hoker, przetransportuje drobne materiały promocyjne przygotowane przez Zamawiającego: typu foldery, przewodniki, smycze, koszulki, pinsy, torby papierowe/ bawełniane, teczki tekturowe itp.

-        zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego, a także w razie potrzeby materiałów promocyjnych Zamawiającego (np. scroll screenu) i obsługę techniczno – sprzętową wydarzenia podczas konferencji w dniu 25 i 26 maja 2012;

-        zapewni: odpowiednią ilość wejść dostępu do prądu w salach konferencyjnych w dniu 25 i 26 maja (przedłużacze i rozgałęziacze w razie potrzeby) bądź przenośne źródło prądu;

-        zapewni zaplecze sanitarne i szatnię dla uczestników konferencji;

-        zapewni catering dla uczestników konferencji (w dniu 25 i 26 maja) wraz z obsługą i menu:

                1) lunch (od około godziny 12.00 do około 12.30) (dla około 100 osób):

a) kanapki dekoracyjne (4 sztuki na osobę – co najmniej 240 g), do wyboru: z łososiem, serami twardymi, indykiem wędzonym, szynką, peperoni itp., kanapki podane będą na pieczywie jasnym i ciemnym; (Wykonawca może zaproponować w ofercie inne menu, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu ofertowym)

b) przekąski ciepłe i zimne – co najmniej po 4 rodzaje ciepłych i zimnych (zimne: łącznie co najmniej 100g na osobę, np. koreczki, sałatki  lub inne; ciepłe: łącznie co najmniej 100g na osobę, np. małe pierożki, paszteciki lub inne);

c) napoje gorące: kawa, herbata i dodatki –mleko, cukier, cytryna, soki – 3 rodzaje soków 100% (łącznie co najmniej 300 ml na osobę)

                2) przerwa kawowa w formie bufetu (bufet od ok. godziny 14.00 do końca trwania konferencji):

a) napoje gorące: kawa, herbata (kilka odmian) – open serwis

b) dodatki: mleko, cukier, cytryna – open serwis

c) woda gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 500 ml na osobę);

d) soki: 3 rodzaje soków 100% (łącznie co najmniej 300 ml na osobę);

e) 3 rodzaje ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, (co najmniej 4 rodzaje i co najmniej 80g na osobę)

f) owoce

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników konferencji (25 i 26 maja) , co będzie się wiązało ze zmianą ilości cateringu, (a także proporcjonalną zmianą ceny usługi cateringowej). O ostatecznej liczbie osób na konferencjach, Zamawiający poinformuje Wykonawcę odpowiednio wcześniej, przy uzgodnieniu tego terminu z Wykonawcą.

-        Wykonawca zapewni zastawę porcelanową i szklaną,  sztućce, dekorację stołów, obsługę (1 osoba z obsługi przypadający na nie więcej niż 50 uczestników spotkania);

-        Wykonawca zapewni dowóz posiłków na miejsce konferencji (25 i 26 maja 2012), dbając o ich estetykę i odpowiednią temperaturę w miejscu podania;

-        Po zakończeniu każdej z konferencji Wykonawca doprowadzi miejsce świadczenia usługi cateringu do stanu sprzed rozpoczęcia konferencji (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi i uprzątnie salę).

-        Wykonawca zapewni transport krzeseł do sali konferencyjnej w Porcie Ekomarina i w razie potrzeby do sali konferencyjnej wykorzystanej 26 maja, a także zapewni transport wszelkiego sprzętu multimedialno – nagłośnieniowego, oświetleniowego i sprzętu dodatkowego związanego z tłumaczeniem symultanicznym do obu sal konferencyjnych odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem obu konferencji.   

-        Wykonawca zapewni transport materiałów promocyjnych przygotowanych przez Zamawiającego z jego siedziby do sali konferencyjnej i ich rozstawienie w Ekomarinie w dniu 25 maja;  

-        Wykonawca zapewni transport materiałów promocyjnych Zamawiającego po pierwszej konferencji w dniu 25 maja z sali konferencyjnej w porcie Ekomarina do sali, w której odbędzie się konferencja w dniu 26 maja. Wykonawca rozstawi  materiały promocyjne Zamawiającego przy uzgodnieniu czasu i miejsca ich rozstawienia z Zamawiającym;   

4.    Wykonawca zapewni: obiadokolację drugiego dnia konferencji (26 maja około godziny 17.00) dla około 50 uczestników (ostateczną liczbę Zamawiający poda Wykonawcy odpowiednio wcześniej; Wykonawcy proszeni są o podanie w ofercie, ceny jednostkowej obiadokolacji (dla 1 osoby):

Obiadokolacja składająca się z:

Przystawki 100gr/os, zupy (250/300 ml/os ), drugiego  dania: porcja mięsa/ryby 150 gr/os, wybrany dodatek węglowodanowy 200 gr/os), surówka lub warzywa w innej postaci 250 gr./os, deseru -150 gr/os (2 rodzaje do wyboru), oraz napojów: wody, soków, kawy, herbaty (konieczna jest wegetariańska wersja wszystkich serwowanych potraw). Wykonawca może zaproponować w ofercie inne menu obiadokolacji, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu.

-        Wykonawca zapewni zastawę porcelanową i szklaną,  sztućce, dekorację stołów, obsługę (1 osoba z obsługi przypadający na nie więcej niż 30 uczestników spotkania);

5. Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych (koordynacja konferencji, cateringu, etc.) między Wykonawcą i Zamawiającym
6. Wykonawca przygotuje minimum 200 sztuk materiałów konferencyjnych: każdy materiał zawierający 4 strony A4, nadruk jednostronny (w tym wykona projekt na podstawie materiałów Zamawiającego i w uzgodnieniu z Zamawiającym, przygotuje do druku, wydrukuje) po 100 sztuk  w dwóch wersjach – 100 sztuk na pierwszą konferencję o tematyce turystycznej z 25 maja i 100 sztuk na konferencję o tematyce historycznej z 26 maja. Materiały konferencyjne będą zawierać informacje i grafiki dostarczone przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest przetłumaczyć dostarczony przez Zamawiającego tekst do materiałów konferencyjnych na 3 języki: niemiecki, ukraiński i litewski (Zamawiający dostarczy polską wersję tekstu). Wykonawca uwzględni wszystkie uwagi Zamawiającego do projektu materiałów konferencyjnych aż do ostatecznej akceptacji projektów do druku. Wykonawca zapewni składanie materiałów konferencyjnych: zapakuje materiały konferencyjne w teczki tekturowe Zamawiającego w rozmiarze A4 i rozda uczestnikom konferencji w porozumieniu z Zamawiającym. O ostatecznej liczbie potrzebnych materiałów konferencyjnych Zamawiający poinformuje Wykonawcę odpowiednio wcześniej, przy uzgodnieniu tego terminu z Wykonawcą. Wykonawcy proszeni są o podanie w ofercie ceny brutto przygotowania materiałów konferencyjnych w 4 wariantach:  cena za 200 sztuk, cena za 300 sztuk, cena za 400 sztuk, cena za 500 sztuk.

7.         Zamawiający - organizator konferencji odpowiada za część merytoryczną, program, zaproszenie gości oraz prelegentów.

8.         Wykonawca jest odpowiedzialny za pokrycie wszystkich kosztów ukrytych i nieprzewidzianych związanych z realizacją niniejszego zamówienia. 

 

IV.      Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia: konferencja w dniu 25 i 26 maja 2012r. (piątek i sobota). Wykonawca w razie potrzeby przygotuje sale konferencyjne dzień wcześniej przed każdą z konferencji.

 

V.       Opis sposobu przygotowania oferty

1.        Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.

2.        Ceny podane w ofercie powinny być cenami brutto.

3.        W związku z faktem, iż zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników konferencji, co będzie wiązało się ze zmianą ilości cateringu, a także zmianą ilości materiałów konferencyjnych, w ofercie należy przedstawić:

• Koszt  organizacji konferencji w dniu 25 i 26 maja 2012 zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego (uwzględniającą m.in. sprzęt i jego obsługę, salę konferencyjną w dniu 26 maja, tłumaczenia: a) symultaniczne podczas obu konferencji i b) pisemne materiałów konferencyjnych, obsługę sprzętową itd.)(ceny brutto),    
• Cenę osobową cateringu (dla 1 osoby)(spełniającego wymogi pkt. III zapytania ofertowego) w zależności od ilości osób, zgodnie ze wskazaniami tabel stanowiących załącznik nr. 2 do niniejszego zapytania ofertowego (ceny brutto),          
• Wykonawcy proszeni są o podanie w ofercie ceny brutto przygotowania materiałów konferencyjnych w 4 wariantach:  cena za 200 sztuk, cena za 300 sztuk, cena za 400 sztuk, cena za 500 sztuk w tabeli stanowiącej załącznik nr 3 do zapytania ofertowego (ceny brutto).

4. Wykonawca poda w ofercie propozycje menu (lunch, przerwa kawowa, obiadokolacja), na podstawie którego Zamawiający dokona wyboru. Wykonawca zaproponuje:

- przekąski zimne - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

- przekąski ciepłe - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

- ciasta/ inne kruche wypieki cukiernicze – co najmniej 8 propozycji,

- kanapki - co najmniej 8 propozycji;

- przystawka  - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

- zupa - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

- drugie danie - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

- deser do obiadokolacji - co najmniej 8 propozycji do wyboru,

Wykonawcy proszeni są o podanie propozycji dla wegetarian w przypadku potraw mięsnych.

Wykonawcy mogą zaproponować w ofercie menu, równoważne lub lepsze od przedstawionego w niniejszym zapytaniu ofertowym

 

5.   Zaoferowane ceny powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności zgodnie z pkt. III zapytania ofertowego oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.

 

VI. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy

1. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę brutto realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania, dołączając dodatkowo kwoty w podziale na koszty osobowe i stałe przy założeniu ilości osób podanej w załączniku nr 2 i przy założeniu ilości materiałów konferencyjnych podanych w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania.

2. Ostateczna liczba osób i materiałów konferencyjnych zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy odpowiednio wcześniej – przy uzgodnieniu terminu z Wykonawcą.

3. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników i liczby materiałów konferencyjnych i na podstawie kosztów stałych i kosztów osobowych cateringu podanych przez Wykonawcę w ofercie:

1/ koszty stałe organizacji konferencji w dniu 25 i 26 maja 2012 zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego,                                                     

2/ koszty osobowe: cateringu (lunch, przerwa kawowa, obiadokolacja) dla liczby osób ustalonej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym (obliczanych według kosztów osobowych podanych w ofercie Wykonawcy),                         

3/ koszty materiałów konferencyjnych (obliczanych według kosztów podanych w ofercie Wykonawcy i ilości materiałów ustalonych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą),                          

 

4.  Menu będzie ustalane pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.  

 

VII.  Termin, miejsce i forma składania ofert

1.      Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres dominika.piotrowska@gizycko.pl  w  terminie do dnia 16 lutego  2012 r. do godz. 12.00.

2.       Oferta powinna zawierać opis – „Oferta - Konferencja 400-lecie”.

3.       Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień   dotyczących treści złożonych ofert.

5.        Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.

6.       Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

 

Załącznik - zawiera:

Zapytanie ofertowe wraz z:

Załacznikiem nr 1 - Wstępnym programem konferencji

Załącznikiem nr 2 - Wyceną cateringu

Załącznikiem nr 3  - Wyceną materiałów konferencyjnych

 

 

Kontakt w sprawie zapytania ofertowego:

Wydział Promocji, Dominika Piotrowska, dominika.piotrowska@gizycko.pl, tel. 87 732 41 52