Zapytanie ofertowe - Dni Giżycka Święto Trzech Leszczy 11.05.11

 

PM. 042.2.30.2011.DP

Giżycko, 11.05.2011r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

na organizację, przygotowanie i realizację Dni Giżycka - „Święto Trzech Leszczy” - Giżycko FishDay

w dniach 28 - 29 maja 2011r.

 

I.            Postanowienia ogólne

1. W związku z faktem, że Zleceniodawca przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć na jego realizację kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zamówienie będzie realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego, zatem zapytanie ofertowe ma jedynie charakter sondażu rynkowego.

2. Szacunkowa wartość zamówienia: 43089,43 zł netto.

3. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom.

 

II.            Zleceniodawca

Urząd Miejski w Giżycku

al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

woj. warmińsko-mazurskie

 

III.            Opis przedmiotu zamówienia

 

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja „ Dni Giżycka 2011”. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach”, dofinansowanego  ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa Przedsiębiorczość, Działanie 1.3 Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych, a konkretnie w ramach działania: Imprezy promujące lokalną gospodarkę i Giżycko jako markę.

 

IV.            Termin wykonania zamówienia

1.         Zleceniodawca planuje podpisanie umowy do dnia 20 maja 2011r. (piątek).

2.         Termin realizacji zamówienia 28 - 29 maja 2011r.

 

V.            Opis sposobu przygotowania oferty

1.         Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta oraz  termin ważności oferty.

2.         Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT).

3.         Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich.

4.         W ofercie powinna być zawarta informacja o doświadczeniu oferenta w wykonaniu minimum 4 podobnych zleceń, każde na kwotę minimum 25 000 zł.

 

VI. Termin i miejsce wykonania zamówienia:  28 - 29 maja na Plaży Miejskiej w Giżycku

 

VII. Wymagane elementy oferty

Oferta powinna zawierać następujące, obowiązkowe elementy organizacji, przygotowania i realizacji programu we wskazanych dniach:

 

28 maja Święto  Trzech Leszczy - Giżycko FishDay:

1. Koncert obejmujący występ zespołu muzycznego folkowego lub szantowego:

-  pozyskanie zespołu i pokrycie kosztu honorariów artystów

-  zapewnienie oświetlenia i sceny

-  zapewnienie nagłośnienia na potrzeby występu muzycznego i prowadzenia imprezy

-  pokrycie kosztów praw autorskich i wykonawczych zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o  prawie autorskim i prawach pokrewnych

-  pokrycie kosztów konferansjera (prowadzenie i komentowanie imprezy)

- zapewnienie pozostałego zaplecza technicznego koniecznego do realizacji imprezy i jego obsługi

- zabezpieczenie elektryczne

- zabezpieczenie imprezy i ubezpieczenie jej uczestników (ubezpieczenie OC)

-  uzyskanie niezbędnych zezwoleń na organizację imprezy i powiadomienie odpowiednich służb porządkowych

-  rozdawanie ulotek promocyjnych promujących wydarzenia w ramach Dni Giżycka (o których mowa w pkt. VII. 11) w miejscu imprezy i okolicach

 

29 maja Święto  Trzech Leszczy - Giżycko FishDay:

2.         Koncert obejmujący występ zespołu muzycznego wykonującego szanty oraz popularne utwory z polskiego repertuaru:

-  pozyskanie zespołów i pokrycie kosztu honorariów artystów

-  zapewnienie oświetlenia i sceny na Plaży Miejskiej w Giżycku

-  zapewnienie scenografii nawiązującej do tematyki imprezy: sceny, stołów i innych elementów dekoracji

-  organizacja stoisk z wykorzystaniem 3 namiotów Zamawiającego (odbiór namiotów o wymiarach 3mx6m, 5mx5m, 2mx2m przez Wykonawcę od Zamawiającego w tygodniu poprzedzającym imprezę; przygotowanie namiotów poprzez ich odświeżenie, rozstawienie namiotów w dniu imprezy do godziny ustalonej z Zamawiającym; złożenie namiotów, wyczyszczenie i oddanie Zamawiającemu po zakończeniu imprezy do dnia 30 maja

-  zapewnienie nagłośnienia na potrzeby występu muzycznego i prowadzenia imprezy

-  pokrycie kosztów praw autorskich i wykonawczych zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o  prawie autorskim i prawach pokrewnych

-  pokrycie kosztów konferansjera (prowadzenie i komentowanie imprezy, prowadzenie konkursów)

- zapewnienie pozostałego zaplecza technicznego koniecznego do realizacji imprezy i jego obsługi

- zabezpieczenie elektryczne

- zabezpieczenie imprezy i ubezpieczenie jej uczestników (ubezpieczenie OC)

- zapewnienie sanitariatów Toi – Toi i ich serwisu

- zabezpieczenie medyczne imprezy

-  uzyskanie niezbędnych zezwoleń na organizację imprezy i powiadomienie odpowiednich służb porządkowych

-  zabezpieczenie porządkowe terenu imprezy – kosze na śmieci i sprzątanie w trakcie i po imprezie

 

3.         Promocja marki miasta poprzez pokaz kulinarny i konkurs dla restauratorów na regionalne danie z leszcza i inne rybne potrawy, nawiązujące do herbu miasta, czyli trzech leszczy obejmujące:

-  zapewnienie organizacji i prowadzenia pokazu gotowania  przez znaną osobę z kręgów kulinarnych 

-  zapewnienie cateringu dla uczestników imprezy - degustacja mazurskich potraw głównie dań z ryb – w ilości minimum 900 porcji

-  organizacja i przeprowadzenie konkursu kulinarnego dla restauratorów z Giżycka i powiatu giżyckiego  o Złotego, Srebrnego i Brązowego Leszcza na regionalne danie z leszcza i inne rybne potrawy (w tym stworzenie regulaminu konkursu, nabór do konkursu i przyjęcie zgłoszeń minimum 6 restauratorów)

-  zapewnienie nagród w konkursie kulinarnym dla restauratorów o Złotego, Srebrnego i Brązowego Leszcza

-  zapewnienie minimum  6 stoisk (stołów) do wykorzystania przy pokazie kulinarnym i konkursie

-  prezentacja giżyckich restauratorów (minimum 6)

 

4.  Pokazy i prezentacje taneczne, folkowo – biesiadne, ludowe.

 

5.  Pokaz sztucznych ogni / fajerwerków na zakończenie imprezy:

-  organizacja i realizacja pokazu

-  obsługa techniczna

-  zapewnienie ochrony i zabezpieczenia miejsca pokazu

 

Inne wymagane elementy organizacji i realizacji

6.         Rozdawanie materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego podczas wymienionych imprez, pokazów i wydarzeń, w tym rozdawanie napompowanych balonów promocyjnych – minimum 2000 sztuk (zapewnienie butli z helem i butli z tlenem).

7.         Wykonanie i dostarczenie: opcjonalnie: koszulek promocyjnych imprezy w kolorze ciemnoniebieskim (konkretny kolor do uzgodnienia z Zamawiającym) / kamizelek / czapeczek  - zawierających napisy w kolorze białym dostarczone przez Zamawiającego i logotypy dostarczone przez Zamawiającego.

8.         Zapewnienie profesjonalnej dokumentacji fotograficznej całego wydarzenia w ilości minimum 100 zdjęć: rozmiar pojedynczego pliku ze zdjęciem: minimum 3 MB

9.         Wykonanie chorągiewek promocyjnych z herbem Giżycka i rozdawanie ich podczas wymienionych imprez, pokazów i wydarzeń w ilości minimum 2000 sztuk.

10.     Zapewnienie nagród - niespodzianek uczestnikom wszystkich konkursów.

11.     Wykonanie minimum 200 sztuk plakatów oraz minimum 3000 sztuk ulotek promujących imprezę z logotypami wymaganymi w związku z dofinansowaniem projektu przez UE, a także rozwieszenie plakatów i dystrybucja ulotek na terenie miasta, do dnia 29 maja 2011r. Treść ulotek i plakatu a także projekt graficzny do uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego.

12.     W trakcie występów scenicznych i innych aktywności realizowanych w ramach Dni Giżycka przeprowadzone mają być także m.in.: gry, zabawy i animacje dla dzieci, jak przykładowo: konkursy plastyczne, zręcznościowe, zabawy edukacyjne, budowle i zamki z piasku, poszukiwanie skarbu, loterie fantowe, konkursy zręcznościowo-sprawnościowe czy plastyczne dla całych rodzin

13.     W ramach przeprowadzanych imprez wymagana jest promocja konkursu 7. Cudów Natury New7Wonders i Krainy Wielkich Jezior Mazurskich jako jednego z 28. najpiękniejszych miejsc na świecie, walczącego w finale o wejście do ścisłej siódemki między innymi przy użyciu plakatów dostarczonych przez Zamawiającego.

14.     Wykonawca może wzbogacić ofertę o dodatkowe atrakcje wypełniające program imprez jak na przykład: pokazy fontanny wodnej, żywe maskotki, kule sferyczne (kule do zorbingu). Atrakcyjność programu będzie dodatkowym elementem oceny oferty.

15.     Szczegółowy harmonogram i godziny poszczególnych aktywności, koncertów, pokazów zostaną ustalone w toku uzgodnień pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

 

VIII. Termin i miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres dominika.piotrowska@gizycko.pl w terminie do dnia  18 maja 2011 r. (środa) do godz. 10.00.
2. Oferta powinna zawierać opis – „Oferta na realizację Dni Giżycka 2011”.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zakresu ilościowego i rodzajowego przedmiotu zamówienia oraz wydłużenie terminu wykonania zamówienia.
6. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania bez podania przyczyn.

"Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy"

Projekt „Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013